Comment rédiger un compte rendu de réunion ?

1. Qu’est-ce qu’un compte-rendu de réunion

Quel est son intérêt ?

Le compte rendu est un document administratif interne qui va permettre à tous les participants d’avoir un aide-mémoire et de renseigner les absents. Il met en avant les faits constatés par une personne ou expose des événements de manière concise et impartiale.

Le compte rendu de réunion reprend les différents échanges qui se sont déroulés au cours d’une réunion d’entreprise ou d’un meeting afin d’en garder une trace écrite. Ce document répond à plusieurs objectifs :

• Résumer de manière fidèle et exhaustive les échanges ;
• Tenir informés les participants ainsi que les personnes absentes qui seront destinataires de ce compte-rendu ;
• Conserver un document écrit des échanges ;
• Fixer des objectifs précis ;
• Préparer les réunions à venir sur un sujet similaire.

Le compte rendu ne doit pas être une retranscription de dialogues mais une synthèse des idées et des décisions prises lors de la réunion. Il doit être écrit de manière objective et impersonnelle avec un ton neutre sans avis, ni commentaires.
Pour finir, il doit être le plus clair, précis, concis et structuré possible pour que les éléments les plus importants soient visibles le plus rapidement possible.

Qui rédige le compte rendu ?

Le rédacteur des comptes rendus varie en fonction de chaque sujet et du type de réunion. Si cette dernière se déroule dans le cadre d’un CSE (Comité Social et Économique), d’un CCE (Comité Central d’Entreprise), d’une DUP (Délégation Unique du Personnel), c’est le secrétaire qui sera responsable de la rédaction de ce document. Il peut se faire aider d’une personne (collègue, salarié, rédacteur professionnel…) s’il le souhaite.

Pour les réunions des délégués du personnel, le compte rendu sera de la responsabilité de l’employeur, il est tenu de consigner les réponses de la direction dans un registre des délégués du personnel.

Les différents types et les différentes formes de compte-rendu

On distingue 3 types de comptes rendus de réunion :

Le procès-verbal

À la différence du compte-rendu qui retrace de manière synthétique le contenu, il a une valeur juridique.
En effet, le procès-verbal ne concerne que les réunions “officielles” comme les conseils d’administration, les assemblées générales, les réunions du Comité Social et Économique… Il est destiné à regrouper de manière officielle les décisions prises lors de ces rencontres, il est ensuite soumis à l’approbation de l’ensemble des participants et signé par le secrétaire de réunion.

Le compte rendu synthétique

Le compte rendu synthétique appelé également synthèse, concerne toutes les réunions. Il n’est pas aussi officiel que le procès-verbal et ne relate pas l’intégralité des faits de l’ensemble des participants. Le rédacteur ne retranscrits que les grandes lignes de l’échange (environ 30%). Pour chaque point de l’ordre du jour le rédacteur ne fera apparaître que les décisions et les conclusions prises.
Ce compte rendu synthétique doit suivre un ordre thématique en faisant apparaître des titres et des sous-titres. Les thèmes abordés seront retranscrits par ordre d’importance et pas nécessairement en suivant la chronologie de l’échange.

Le relevé de décision

Comme son nom l’indique, il ne mentionne que les décisions prises pendant la réunion qui peuvent être des résultats de votes, de délibération, des avis… mais également l’absence d’avis, d’actions, de délibérations… Il peut être présenté sous forme de tableau et joint en annexe à un compte rendu plus complet.

2. Comment rédiger un compte-rendu

L’ordre du jour

L’efficacité et la réussite d’une réunion se travaillent bien avant le jour J si vous ne voulez pas que tous vos participants ressortent agacés d’avoir perdu du temps pour une réunion contre-productive. C’est pourquoi il est indispensable d’avoir un ordre du jour bien préparé.

Un ordre du jour définit le cadre de la discussion, prépare chacun sur les sujets qui vont être abordés et définit les objectifs de la rencontre. Il a plusieurs objectifs :

• Permettre aux participants de donner un sens à leur présence et de déterminer si oui ou non assister à cette réunion est une nécessité ;
• Offrir à chacun l’occasion de bien préparer la réunion et de noter leurs éventuelles questions/interventions ;
• Cadrer le déroulement de l’échange sur la forme et le fond afin d’éviter les débordements et les hors sujet ;
• Constituer un support de suivi pour l’animateur de l’échange.

Un bon ordre du jour doit comporter des éléments essentiels qui sont les suivants :

• Un titre : afin que vos participants sachent directement de quoi il s’agit
• Le type de réunion concerné
• L’objectif global
• Un lieu et un horaire précis (de début et de fin)
• Le nom des participants et leur fonction
• Les items abordés de manière chronologique

La prise de note

Pour rédiger le compte-rendu de réunion, il faut impérativement que vous effectuiez une prise de notes.

Il en existe 2 types :

1. L’enregistrement : en effet, il est possible d’enregistrer l’ensemble de la réunion sur un dictaphone et de retranscrire par la suite dans votre fichier de prise de notes.
2. La prise de notes : Les notes doivent être les plus complètes possibles afin de vous aider dans la rédaction du compte rendu final. Étant donné que vous n’écrivez pas aussi vite que les participants parlent, prenez des notes sous forme de tirets.
   Si vous souhaitez gagner du temps lors de la prise de note, pensez à préparer votre trame à l’avance.

La rédaction

Lors de la rédaction du compte rendu, il est important de reprendre toutes les interventions qui ont eu lieu lors de la réunion. Cependant, afin de gagner en lisibilité il est inutile de reprendre les éléments répétitifs. Également employez un maximum de langage soutenu.
S’il s’agit d’une synthèse, mentionnez uniquement les informations principales.

N’oubliez pas de procéder à une relecture “à froid” c’est-à-dire quelques heures après ce qui va vous permettre de corriger d’éventuelles erreurs et de vérifier la cohérence de vos propos. Par la suite, faites relire ce compte rendu par les participants qui pourront vous éclairer sur certains propos ou sur une mauvaise compréhension des dires.

Les mentions obligatoires

Certaines informations doivent impérativement figurer dans le compte rendu de réunion :

• Le nom de l’entreprise et ses coordonnées ;
• Le titre du document ;
• L’identité du (ou des) rédacteur ;
• La date et le lieu de la réunion ;
• Le nom des participants et des absents avec leur fonction respective ;
• L’ordre du jour, les sujets abordés ;
• La signature du (ou des) rédacteur.

3. Astuces pour un bon compte rendu

Utilisez un modèle standard

Si votre entreprise ne dispose pas d’un modèle de compte-rendu pour rédiger ces derniers composez-en un. En plus de vous faire gagner du temps, cela permettra aux participants de s’habituer à ce modèle de compte-rendu particulièrement si les réunions se déroulent fréquemment.

Rédiger le compte rendu le plus tôt possible

Cela vous évitera d’oublier des éléments importants de la réunion. Si jamais vous ne vous rappelez pas de tout, demandez à un participant de lire votre compte-rendu afin de clarifier certains points avant l’envoi final.

Envoyez le compte-rendu rapidement

Idéalement le compte-rendu doit être envoyé dans la semaine. Il doit impérativement être distribué avant la prochaine réunion. N’oubliez pas de l’envoyer aux personnes manquantes afin de les informer de ce qu’ils ont manqué.