Pourquoi centraliser la gestion de son CSE ?

Faisons le point sur les missions et les obligations du comité

Qu’est-ce qu’un CSE ?

Vous le savez sûrement, mais une piqûre de rappel ne fera pas de mal. Le comité social et économique (CSE) est l’unique instance de délégation du personnel d’une entreprise. La mise en place de ces instances est obligatoire dans les structures de plus de 11 salariés. 

Les membres désignés par les salariés pour siéger au comité détiennent un mandat de 4 ans maximum. La composition, les compétences et le fonctionnement du CSE varient selon la taille de l’entreprise. 

Bon à savoir : le délégué syndical, obligatoire dans les entreprises de moins de 300 salariés, fait partie de l’instance de délégués du personnel.

Quelles sont les missions du CSE ? 

On ne vous apprend rien quand on dit qu’un comité social et économique a largement de quoi occuper ses journées. Parmi les missions du personnel élu, on peut retrouver :

• administration des salariés présents dans l’entreprise ;
• mise à jour des dossiers des bénéficiaires ;
• établissement des budgets de l’année en accord avec la direction ;
• sélection des meilleurs avantages salariés ;
• gestion des activités sociales et culturelles (subvention, billetterie, chèques-cadeaux, etc.) ;
• décompte à jour des avantages distribués ;
• garder un œil sur la trésorerie et la comptabilité en fonction des obligations propres à chaque CSE ;
• édition des documents de gestion ;
• communication sur les actions menées pour que les salariés soient au courant ;
• présentation des réclamations individuelles ou collectives sur les salaires, l’application du Code du travail et des autres dispositions légales comme la protection sociale, ainsi que des conventions et accords collectifs applicables dans l’entreprise.

Bon à savoir : en cas de problèmes avec les salariés, le chef d’entreprise peut aussi demander des consultations ponctuelles du CSE. 

En plus de ces attributions, les élus se retrouvent souvent face à des problématiques complexes pour lesquelles ils ne sont pas toujours formés comme la rédaction de procès-verbaux, la gestion de la comptabilité ou le démarchage de partenaires. Il n’est donc pas étonnant que les membres représentants des salariés se sentent parfois dépassés…

Un des objectifs de la mise en place du comité est de simplifier les démarches administratives avec une fusion de plusieurs instances. Cependant, cette organisation implique une réduction du nombre d’élus assumant les responsabilités propres au CSE. 

Pour que les membres du comité puissent pleinement assumer leur rôle et défendre l’intérêt de leurs collègues comme il se doit, il est essentiel de faciliter leur gestion, d’autant plus lorsque les élus ne sont pas des membres permanents. 

Gestion des bénéficiaires, distribution des chèques cadeaux, saisies des écritures comptables… Et si tout pouvait être automatisé ?

Bon à savoir : si aucun accord préélectoral ne mentionne le nombre d’heures de délégation des membres élus pour s’occuper des missions du CSE, alors le volume horaire est fixé par défaut par la loi (article R.2314-1 du Code du travail).

Quelles sont les obligations comptables du CSE ?

La loi du 5 mars 2014 impose à tous les comités de représentation du personnel d’être soumis à une tenue comptable. Jusque là, on est d’accord, sauf que tout le monde n’est pas logé à la même enseigne. Et oui, plusieurs critères comme le nombre de salariés au sein de votre entreprise ou le montant des ressources annuelles pèsent dans la balance des obligations comptables. 

Premier cas : les ressources du CSE ne dépassent pas 153 000 €, alors une comptabilité ultra-simplifiée est suffisante. Cela implique d’établir un état de synthèse simplifié et de tenir un livre chronologique des recettes et dépenses. 

Deuxième cas : les ressources du CSE dépassent 153 000 € et le comité remplit les conditions d’un critère parmi les trois cités par la loi (3,1 millions d’euros de ressources, 1,5 million d’euros pour le total du bilan, effectif d’au moins 50 salariés), alors la comptabilité sera plus complexe avec une présentation simplifiée des comptes (bilan, compte de résultat et annexe), ainsi qu’un enregistrement des créances et dettes à la clôture de l’exercice. 

Troisième cas : les ressources du CSE dépassent 153 000 € et le comité remplit non pas un, mais deux critères cités précédemment. Dans ces cas-là, il n’y a pas le choix : il faut établir des comptes annuels selon les règles de droit commun avec une certification d’un commissaire aux comptes.

Si un logiciel spécifique est absolument indispensable dans le dernier cas de figure, on ne peut que vous le recommander pour centraliser la gestion de votre CSE dans les autres configurations. Vous allez vite comprendre pourquoi.

Bon à savoir : En cas de contrôle de l’employeur par l’Urssaf ou la CGSS, le comité doit pouvoir : 

• mettre les documents comptables nécessaires pour le contrôle à disposition ;
• produire une comptabilité détaillée assortie de justificatifs. Les budgets de fonctionnement et d’œuvres sociales doivent être distincts. 

Comme on dit, les bons comptes font les bons CSE !

Qu’est-ce qu’un rapport annuel de gestion et quand doit-il être présenté ?

On vient de le voir, les instances représentatives du personnel ne possèdent pas les mêmes obligations de gestion. Le rapport annuel de gestion du CSE comporte ainsi plus ou moins d’informations en fonction de la taille des entreprises. 

Dans tous les cas, ce bilan est présenté lors d’une réunion où tous les membres salariés de cette délégation unique doivent assister. En général, le trésorier se charge de présenter les informations à tous les membres de la délégation, même si le Code du travail n’oblige aucune procédure précise.

Bon à savoir : les comptes du CSE sont approuvés par les membres élus du comité réunis en séance plénière dans les six mois consécutifs à la clôture de l’exercice.

Les salariés de l’entreprise doivent pouvoir accéder à ce rapport puisqu’il rend compte des actions du comité en tant que représentant de l’employeur et les valorise. Il s’agit à la fois d’une présentation globale de l’activité, une traduction des comptes et un état des lieux de la santé du CSE. Cette initiative participe à l’amélioration du dialogue social et favorise la transparence au sein de l’entreprise.

Top 5 des avantages de centraliser la gestion de son CSE

1. Faire gagner du temps au comité 

La plupart des CSE utilisent plusieurs plateformes pour mener à bien leurs tâches et ce mélange d’outils demande une excellente organisation et du temps à revendre, ce dont les comités manquent souvent. 

Un logiciel de gestion va permettre de gérer dans un seul espace plusieurs actions et de retrouver les informations essentielles en quelques clics. Vous pouvez aussi paramétrer les avantages salariés et approuver les demandes en temps réel. Côté comptabilité, les tableaux de bord vous offriront un aperçu clair de votre budget. 

Avec une plateforme à double usage, le comité peut administrer les avantages salariés tout en gérant le fonctionnement du CSE. Un vrai gain de temps, surtout si vous disposez de peu d’heures de délégation. 

Bon à savoir : une plateforme de gestion du CSE centralisée permet d’automatiser des tâches comme la négociation sur la billetterie auprès des prestataires, l’ajout de règles de subventions particulières ou la validation des documents bénéficiaires. Grâce à ces fonctions, les élus n’ont plus à intervenir sur ces sujets et peuvent se concentrer sur d’autres aspects, comme la santé et la sécurité au travail.

1. Éviter la ressaisie d’informations

On ne sait pas ce que vous en pensez, mais on trouve qu’il n’y a rien de pire que de saisir 20 fois la même information. Si vous possédez plusieurs outils de gestion, alors il y a de fortes chances pour que vous viviez souvent cette situation frustrante. 

Et si au lieu d’inscrire les informations de vos bénéficiaires, les inscriptions aux activités ASC ou les données comptables sur plusieurs plateformes, vous ne le faisiez qu’une fois pour toutes ? C’est possible en centralisant la gestion de votre CSE.

Prenons un exemple pour illustrer : lors de la première connexion en ligne de votre bénéficiaire, ses informations sont enregistrées dans une base de données informatique. Ainsi, le gestionnaire ou l’élu CSE n’aura pas à renouveler cette opération chaque année, les informations seront déjà préremplies. De la même manière, lorsque le bénéficiaire effectue une demande sur le site, il n’aura pas besoin de renseigner ses données à nouveau. Ensuite, pour chaque opération réalisée, une écriture comptable est automatiquement déclenchée ! En plus d’un gain de temps précieux, cette gestion permet aussi d’éviter les erreurs de saisie. 

1. Une plateforme collaborative unique

Vous en avez marre d’allonger votre liste de mots de passe ? Un logiciel de gestion unique répond à ce problème avec la création d’un seul compte. Vos identifiants vous permettent de vous connecter à tous les modules, tout simplement. 

Bien sûr, un accès unique ne signifie pas que vous serez le seul à pouvoir vous connecter sur la plateforme, vous pouvez ajouter autant d’administrateurs que vous le souhaitez. En répartissant les tâches et les modules, vous obtenez ainsi un espace synthétique pour garder une vision globale. Ainsi quand vient l’heure du bilan, vous ne perdez pas de temps.

Autre avantage, et non des moindres, les logiciels tout-en-un possèdent généralement une protection des données avancées, ce qui permet d’assurer la sécurité numérique de vos informations. Voilà de quoi rassurer vos collègues !

Bon à savoir : l’offre communication de Glady inclut la création d’un site à l’image de votre CSE, de sondages pertinents pour interagir avec vos bénéficiaires et des outils de communication pour des newsletters pour informer de l’actualité de l’entreprise facilement. Si vous souhaitez en découvrir davantage, il suffit de demander une démo. 

1. Réduire les coûts de licence et/ou de fonctionnement

Si on fait un rapide calcul : Logiciel de comptabilité + Frais pour l’entretien du site internet + Solution pour éditer des newsletters + Outils de communication spécifiques = note salée. 

Et oui, les dépenses s’accumulent rapidement pour gérer un CSE, malheureusement le budget alloué n’est pas extensible. Pour rester dans les clous, mieux vaut donc ne pas disperser les frais. Or, plus vous accumulez d’outils, plus les coûts s’additionnent…

Vous allez sûrement nous dire, qu’en est-il des versions gratuites ? C’est vrai, c’est une solution envisageable pour faire des économies. Cependant, les fonctionnalités restent souvent limitées et vous risquez de devoir multiplier les plateformes pour compenser le manque d’options de chaque outil. Vous l’imaginez bien, ce temps de prospection et de formation est du temps perdu pour avancer sur les tâches du CSE. 

Bon à savoir : en plus de limiter les coûts, un logiciel tout-en-un réduit aussi le nombre de prestataires. Et qui dit un interlocuteur unique dit une communication plus fluide et réactive !

1. Optimiser le temps d’apprentissage

La prise en main d’un nouveau logiciel demande un temps d’adaptation, même si l’interface est intuitive. Chaque outil possède sa propre logique et il faut comprendre ce fonctionnement pour gagner en efficacité. 

Comme vous pouvez l’imaginer, si vous utilisez plusieurs outils, alors vous devrez apprendre à maîtriser chacune des plateformes une à une. En comparaison, centraliser la gestion du CSE demande moins de temps de formation et vous permet donc de passer plus rapidement à l’action !

Et les bénéficiaires dans tout ça ? 

Avec une plateforme unique, les bénéficiaires accèdent directement au catalogue des avantages, à la billetterie CSE ou aux réductions depuis leur ordinateur ou leur application mobile. Depuis leur compte personnel, ils peuvent commander, payer et télécharger leur billet en ligne simplement et sans attendre de passer par un gestionnaire du CSE. 

La dématérialisation de l’offre séduit particulièrement les salariés, ce qui n’a rien d’étonnant quand on connaît la croissance du e-commerce ces dernières années. De plus, cette option permet d’accéder aux avantages à n’importe quelle heure et de n’importe quel endroit, même pendant les jours fériés ou durant les vacances. La digitalisation est un véritable gain de flexibilité pour les bénéficiaires !

La plupart des solutions sur le marché permettent également de dépenser les chèques cadeaux, les chèques culture et les chèques vacances facilement dans de nombreuses enseignes partenaires. 

Comment choisir le meilleur prestataire pour centraliser la gestion de votre CSE ?

Maintenant que vous connaissez les avantages de centraliser la gestion de votre CSE, comment faire votre choix parmi le large panel d’offres proposées ? Et bien tout dépend de vos contraintes, de vos besoins et de votre budget. 

Voici les aspects à comparer avant de choisir votre solution : 

• présence d’une version digitalisée avec site internet et application mobile ;
• évolutivité de la proposition au fil des besoins du comité ;
• fonctionnalités pour nourrir la culture d’entreprise (sondages, messagerie, etc.) ;
• billetterie et catalogue d’avantages en ligne adaptés aux besoins de vos bénéficiaires ;
• espace chèques cadeaux conforme aux normes de l’Urssaf ;
• espace dédié à la gestion des ASC ;
• gestion simplifiée pour la comptabilité et suivi de la trésorerie ;
• service d’accompagnement pour assurer la communication avec les salariés ;
• formation pour prendre en main la plateforme ;
• coût de la plateforme ;
• respect des données (hébergement en France, sauvegarde régulière et conformité RGPD) ;
• fréquence de renouvellement des offres ;
• facilité de mise en place ;
• ergonomie et personnalisation de l’outil ;
• réactivité du service après vente ;
• répartition des offres au niveau local et national.

Bon à savoir : si vous hésitez entre plusieurs prestataires, jetez un œil à la satisfaction des clients. Regardez les recommandations, lisez les avis et recherchez des comparatifs pour affiner votre sélection. 

Parfois, il peut être difficile de se projeter avec une solution, c’est pourquoi une démonstration sert à mieux évaluer les potentialités d’un logiciel (et l’efficacité du service client). Que ce soit avec une vidéo de présentation de l’interface ou le déplacement d’un commercial dans vos locaux, prenez le temps d’avoir un avant-goût de votre future plateforme.