Le fonctionnement du titre restaurant, de l’employeur au salarié

1. Le fonctionnement des titres-restaurant pour les entreprises

La commande des titres-restaurant : comment ça fonctionne ?

Les chèques-déjeuner sont émis par des organismes spécialisés dans la vente de titres-restaurant auprès des employeurs. Cela peut être des sociétés privées, des associations ou des coopératives. Ces émetteurs de titres se chargent de l’impression, de la vente et de l’envoi des titres-restaurant à l’entreprise.

Depuis 2014 et l’autorisation officielle de la dématérialisation, les sociétés émettrices proposent aux employeurs des titres-restaurant sous deux formats différents :

• Le format papier : c’est le format traditionnel, le titre-restaurant est similaire à un chèque détachable. Il comporte le nom et le prénom du salarié ainsi que le nom de l’entreprise. Chaque titre-restaurant comporte une valeur faciale précise.
• Le format dématérialisé (carte à puce) : alternative des titres-restaurant papier, ce moyen de paiement peut être utilisé pour régler des dépenses alimentaires aux centimes près dans une grande majorité de commerces. Chez certains émetteurs, la carte de paiement est disponible sur Apple Pay, Google Pay… De plus, la carte-déjeuner a une date de validité plus avantageuse (3 ans contre 1 an pour les titres-restaurant papier).

Comment se passe la commande des titres-restaurant ?

Les employeurs qui souhaitent mettre en place des titres-restaurant pour leurs employés achètent des chèques-déjeuner à l’émetteur de leur choix et les distribuent ensuite à leurs salariés.

Il est important de mentionner que les employeurs sont tout à fait libres d’adhérer ou non à ce dispositif et de choisir l’émetteur de leur choix.

Après le choix de l’émetteur définit, l’employeur en accord avec son CSE (Comité Social et Économique) détermine la valeur du titre-restaurant. L’employeur doit contribuer à hauteur de 50% à 60% du montant du titre, le reste est à la charge de l’employé. Cette contribution patronale donne droit à des avantages fiscaux et des exonérations de cotisations sociales et fiscales dans certaines limites. Nous reviendrons sur ces limites un peu plus tard dans l’article. 

La phase de distribution

Comme mentionné précédemment, les salariés ont le droit à un titre-restaurant par jour travaillé, qu’ils n’ont pas le droit d’accumuler lors des jours de congés, de repos ou de maladie.

De ce fait, lors de la distribution des titres-restaurant, il faudra pour chaque salarié vérifier le type de contrat (temps plein, temps partiel…) et si ce dernier a pris des jour de congé ou s’il a été absent pour diverses raisons. Grâce à cela, l’employeur saura exactement combien de titres-restaurant attribuer à ses salariés.

Dans le cas de titres-restaurants papier, l’employeur devra attendre la livraison par les sociétés émettrices pour procéder à la distribution.
Si le chef d’entreprise décide d’opter pour des titres-restaurant dématérialisés, comme une carte déjeuner, le rechargement se fait directement en ligne son espace dédié.

A la réception de ces titres-restaurant, l’employeur les distribuent aux salariés, cependant les conditions d’attribution de ces titres-restaurant sont assez strictes :

• Pour attribuer des titres-restaurant, il ne faut pas qu’il existe un lieu de restauration au sein de l’entreprise, comme une cantine par exemple, où les salariés pourraient déjeuner sur leurs heures de travail.
• De manière générale tous les salariés peuvent se voir attribuer des titres-restaurant, peu importe leur contrat de travail, qu’ils soient salariés intermédiaires, en temps partiels ou salariés permanents. Selon l’URSSAF, même les salariés en télétravail peuvent bénéficier de titres-restaurant. Les conditions du télétravailleur doivent cependant être similaires à celles de leurs collègues de bureau. La seule restriction concerne les salariés qui travaillent seulement le matin ou que l’après-midi et qui ne pourront donc pas bénéficier de titres-restaurant.
• Selon la commission nationale des titres-restaurant (CNTR), le titre-restaurant est considéré comme un avantage social et non un avantage en nature, c’est pourquoi les employeurs doivent distribuer ces titres-restaurant de manière égalitaire à tous leurs salariés.
• Il ne peut être attribué qu’un seul ticket-restaurant par journée de travail. Le montant des titres-restaurant peut être basé sur les horaires de travail des salariés.
• Les salariés absents (congés annuels, maladie…) ne bénéficient pas de titres-restaurant pour les jours d’absence. 

2. Le fonctionnement du titre-restaurant pour les salariés

Les conditions d’obtention

Les salariés, au même titre que les employeurs, sont libres d’adhérer à ce mode de paiement ou non. Dans le cas où le salarié refuse de percevoir des titres-restaurants, il devra se justifier de manière écrite.
Egalement, il est important de savoir que la retenue de salaire n’est pas la seule manière de s’acquitter de la part salariale du financement des titres-restaurant. En effet, les paiements directement par chèque ou par espèce sont également possibles.

Ainsi peut percevoir des titres-restaurant :

• Un salarié du secteur privé ou public ;
• Un bénévole d’une association, un stagiaire ou un intérimaire ;
• Un salarié en CDD comme en CDI ;
• Un salarié à temps plein ou à temps partiel si son temps de travail englobe un créneau dédié aux repas.

Les conditions et les limites d’utilisation

Les titres-restaurant peuvent être utilisés chez tous les commerçants comme les supermarchés, les boulangeries et les restaurants.
Les titres-restaurant doivent servir uniquement à payer les notes de restaurant, des fruits et légumes ou des préparations alimentaires consommables fraîches, en boite ou surgelés.
Toutefois il ne faut pas oublier que l’utilisation des titres-restaurant est plafonnée à 25€ par jour travaillé.

De manière générale, ces titres-restaurants ne sont pas utilisables le dimanche, ni les jours fériés. Cependant, l’utilisation d’un titre dématérialisé comme une carte déjeuner permet au salarié avec l’accord de son employeur de l’utiliser en dehors des jours travaillés.

S’il reste des titres-restaurant non utilisés, il est possible d’en faire don à une association dans le domaine de l’alimentaire, ce qui donnera lieu à un reçu fiscal et ainsi à une réduction de la base imposable des bénéficiaires.

3. Le cadre légal, social et fiscal

Selon le Code du Travail, il n’y a aucune obligation légale pour un chef d’entreprise de mettre en place un système de titres-restaurant au sein de son entreprise. C’est un avantage social indéniable pour le salarié. Cependant à partir de 50 salariés, les employeurs sont dans l’obligation de mettre à disposition un véritable local de restauration avec notamment des installations pour conserver, réchauffer…

L’employeur peut déterminer librement le montant des titres qu’il souhaite distribuer à ses salariés, aucune réglementation n’impose de minimum, ni de maximum à ces chèques-déjeuner. Cependant, ce montant est influencé par les limites légales liées à la contribution patronale.

En effet, pour être exonérée de cotisations de Sécurité Sociale, la contribution de l’employeur au financement de ces titres-restaurant doit respecter certaines limites :

• Le montant de la participation de l’employeur doit être compris entre 50% et 60% de la valeur nominale du titre, le reste est à la charge des employés,
• Pour pouvoir bénéficier d’une exonération de cotisations sociales, la participation patronale est limitée à 5,69€ par titre en 2022.

Dans le cas où la contribution patronale dépasse cette limite, la fraction de la part patronale excédant le plafond légal sera réintégrée dans la comptabilisation des cotisations de l’entreprise.