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Pour aider les salariés à financer une partie de leurs repas et les encourager à prendre de véritables pauses déjeuner, les employeurs ont la possibilité de distribuer des titres-restaurant à leurs salariés. Le fonctionnement de ces titres-restaurant est assez simple, bien que très encadré.
Les chèques-déjeuner sont émis par des organismes spécialisés dans la vente de titres-restaurant auprès des employeurs. Cela peut être des sociétés privées, des associations ou des coopératives. Ces émetteurs de titres se chargent de l’impression, de la vente et de l’envoi des titres-restaurant à l’entreprise.
Depuis 2014 et l’autorisation officielle de la dématérialisation, les sociétés émettrices proposent aux employeurs des titres-restaurant sous deux formats différents :
Les employeurs qui souhaitent mettre en place des titres-restaurant pour leurs employés achètent des chèques-déjeuner à l’émetteur de leur choix et les distribuent ensuite à leurs salariés.
Il est important de mentionner que les employeurs sont tout à fait libres d’adhérer ou non à ce dispositif et de choisir l’émetteur de leur choix.
Après le choix de l’émetteur définit, l’employeur en accord avec son CSE (Comité Social et Économique) détermine la valeur du titre-restaurant. L’employeur doit contribuer à hauteur de 50% à 60% du montant du titre, le reste est à la charge de l’employé. Cette contribution patronale donne droit à des avantages fiscaux et des exonérations de cotisations sociales et fiscales dans certaines limites. Nous reviendrons sur ces limites un peu plus tard dans l’article.
Comme mentionné précédemment, les salariés ont le droit à un titre-restaurant par jour travaillé, qu’ils n’ont pas le droit d’accumuler lors des jours de congés, de repos ou de maladie.
De ce fait, lors de la distribution des titres-restaurant, il faudra pour chaque salarié vérifier le type de contrat (temps plein, temps partiel…) et si ce dernier a pris des jour de congé ou s’il a été absent pour diverses raisons. Grâce à cela, l’employeur saura exactement combien de titres-restaurant attribuer à ses salariés.
Dans le cas de titres-restaurants papier, l’employeur devra attendre la livraison par les sociétés émettrices pour procéder à la distribution.
Si le chef d’entreprise décide d’opter pour des titres-restaurant dématérialisés, comme une carte déjeuner, le rechargement se fait directement en ligne son espace dédié.
A la réception de ces titres-restaurant, l’employeur les distribuent aux salariés, cependant les conditions d’attribution de ces titres-restaurant sont assez strictes :
Les salariés, au même titre que les employeurs, sont libres d’adhérer à ce mode de paiement ou non. Dans le cas où le salarié refuse de percevoir des titres-restaurants, il devra se justifier de manière écrite.
Egalement, il est important de savoir que la retenue de salaire n’est pas la seule manière de s’acquitter de la part salariale du financement des titres-restaurant. En effet, les paiements directement par chèque ou par espèce sont également possibles.
Ainsi peut percevoir des titres-restaurant :
Les titres-restaurant peuvent être utilisés chez tous les commerçants comme les supermarchés, les boulangeries et les restaurants.
Les titres-restaurant doivent servir uniquement à payer les notes de restaurant, des fruits et légumes ou des préparations alimentaires consommables fraîches, en boite ou surgelés.
Toutefois il ne faut pas oublier que l’utilisation des titres-restaurant est plafonnée à 25€ par jour travaillé.
De manière générale, ces titres-restaurants ne sont pas utilisables le dimanche, ni les jours fériés. Cependant, l’utilisation d’un titre dématérialisé comme une carte déjeuner permet au salarié avec l’accord de son employeur de l’utiliser en dehors des jours travaillés.
S’il reste des titres-restaurant non utilisés, il est possible d’en faire don à une association dans le domaine de l’alimentaire, ce qui donnera lieu à un reçu fiscal et ainsi à une réduction de la base imposable des bénéficiaires.
Selon le Code du Travail, il n’y a aucune obligation légale pour un chef d’entreprise de mettre en place un système de titres-restaurant au sein de son entreprise. C’est un avantage social indéniable pour le salarié. Cependant à partir de 50 salariés, les employeurs sont dans l’obligation de mettre à disposition un véritable local de restauration avec notamment des installations pour conserver, réchauffer…
L’employeur peut déterminer librement le montant des titres qu’il souhaite distribuer à ses salariés, aucune réglementation n’impose de minimum, ni de maximum à ces chèques-déjeuner. Cependant, ce montant est influencé par les limites légales liées à la contribution patronale.
En effet, pour être exonérée de cotisations de Sécurité Sociale, la contribution de l’employeur au financement de ces titres-restaurant doit respecter certaines limites :
Dans le cas où la contribution patronale dépasse cette limite, la fraction de la part patronale excédant le plafond légal sera réintégrée dans la comptabilisation des cotisations de l’entreprise.