Chèque cadeau rentrée scolaire : tout comprendre !

Pourquoi offrir un chèque cadeau rentrée scolaire ?

Soulager le budget des familles après les vacances

Le ministère de l’Éducation nationale a chiffré les dépenses des familles sur l’année et on peut vous dire que la somme n’est pas négligeable : 580 € pour un élève du premier degré, 890 € euros pour un collégien, 1 160 € pour un lycéen (section générale et technologique) et 1 290 € pour un lycéen dans un cursus professionnel. La scolarité ne passe pas inaperçue dans le budget des ménages et c’est bien normal de chercher à réduire les frais.

Bon à savoir : chaque année, le budget consacré à la rentrée scolaire augmente à cause de l’inflation. Une étude publiée par l’association Familles de France annonce par exemple une hausse de 5 % par rapport aux chiffres de 2016.

Même si le CSE ne peut pas réduire les frais de cantine, d’internat ou de garderie, il peut participer à l’achat des fournitures avec un chèque cadeau rentrée scolaire. Ce poste de dépense s’élève en moyenne à 150 €, soit 20 % de l’enveloppe « scolarité » du foyer. 

Bon à savoir : les foyers aux revenus modestes peuvent bénéficier d’une prime de rentrée, l’ARS, versée par la Caisse d’allocations familiales pour les familles ayant au moins un enfant scolarisé âgé de 6 à 18 ans. Le montant global varie en fonction du niveau d’études de l’enfant et n’est pas accessible pour les élèves scolarisés à l’école maternelle. 

Augmenter le pouvoir d’achat des collaborateurs 

Chaque année, près de 12 millions d’élèves partent le cartable sur les épaules retrouver l’odeur de la craie et des cahiers neufs. Et oui, le retour en classe rythme le calendrier des familles. Même s’il annonce un renouveau, ce moment attendu peut rapidement devenir angoissant quand on pense aux dépenses.

Refaire la garde-robe, acheter les manuels, s’équiper pour les activités sportives ou investir dans du matériel informatique de qualité a un prix. Et il faut dire qu’après les mois de juillet et août, les finances des familles frôlent le rouge. 

Bon à savoir : le budget des escapades estivales s’élève à environ 1 505 € en moyenne (enquête Harris Interative, 2021). Quand arrive le moment des emplettes pour la rentrée, il paraît évident que les dépenses n’enthousiasment pas grand monde.

Pour anticiper, certains Français achètent le matériel avant de partir en vacances pour disposer d’un budget suffisant et ne pas craindre de déraper pendant les congés, d’autres adoptent la stratégie d’attendre les promotions de septembre pour faire les courses. Avec un chèque cadeau rentrée scolaire, le Comité social et économique (CSE) agit concrètement en faveur du pouvoir d’achat de ses collaborateurs.

Offrir un avantage apprécié et qui a du sens

Vous avez déjà reçu un cadeau inutile qui reste au fond d’un tiroir et ne ressort que quand la personne qui vous l’a offert vous rend visite ? Pour éviter de faire un cadeau qui finira aux oubliettes, le chèque cadeau rentrée scolaire offre un avantage qui ne se démode pas et sert vraiment à améliorer le quotidien des salariés. 

Lors de la rentrée scolaire, le principal souci des familles reste le budget qui va être dépensé pendant cette période. Un coup de pouce financier est l’idée cadeau la plus utile pour apporter un brin de sérénité à vos collaborateurs.

L’attribution du chèque cadeau rentrée scolaire : une responsabilité du CSE ?

Lors de la distribution du chèque cadeau rentrée scolaire, il n’y a pas trente-six solutions, seulement deux manières de procéder : soit le CSE s’en charge, soit c’est l’employeur qui s’y colle. Lorsqu’il est instauré, le comité s’occupe généralement d’offrir ces avantages puisqu’il a pour mission d’augmenter le pouvoir d’achat des bénéficiaires et de faciliter l’accès à la culture et aux loisirs. 

Si on résume, le CSE s’occupe de distribuer les bons cadeaux lorsque : 

• l’entreprise compte 50 salariés ou plus ;
• un accord collectif indique que le CSE gère les activités sociales et culturelles au sein d’une entreprise de moins de 50 salariés.

En revanche, l’employeur se charge de cette tâche dès lors que :

• l’entreprise ne possède pas de CSE en raison de l’effectif (moins de 11 salariés) ;
• l’entreprise de 11 à 49 salariés dispose d’un CSE, mais celui-ci a des attributions réduites ;
• le CSE est tout simplement absent sur présentation d’un procès-verbal de carence. 

Est-ce que toute l’entreprise peut bénéficier de cet avantage salarié ?

La distribution des titres cadeaux suit un principe fondamental : la non-discrimination. Peu importe l’origine des collaborateurs, leur âge, leur religion, leur orientation sexuelle, leur ancienneté ou leur position politique. Une seule règle donc pour que le salarié soit éligible : il faut qu’il soit concerné par l’événement. 

Bon à savoir : l’attribution d’un chèque cadeau reste non obligatoire. Les entreprises sont libres de décider d’offrir cet avantage à leur salarié pour la rentrée scolaire, pour un autre événement ou pour plusieurs.

Dans le cas de la rentrée des classes, le bon cadeau concerne les salariés dont les enfants débutent une année scolaire, que ce soit en maternelle, en primaire, au collège, au lycée, à l’université ou dans un centre d’apprentissage et qu’ils soient âgés de moins de 26 ans. 

Le chèque cadeau rentrée scolaire est-il exonéré de charges sociales ?

Oui, puisque la rentrée scolaire fait partie de la liste de l’Urssaf

Les cadeaux et bons d’achat offerts aux équipes sont soumis aux cotisations de Sécurité sociale puisqu’ils représentent un avantage attribué par l’employeur « en contrepartie ou à l’occasion du travail ». Heureusement, l’Urssaf accorde des exceptions pour profiter d’une exonération. Ces parenthèses administratives suivent les grands moments de la vie des collaborateurs. 

Dans la liste des exceptions, on trouve : 

• la naissance et l’adoption ;
• le mariage et le pacs ;
• la fête des Mères et la fête des Pères ;
• la Sainte-Catherine et la Saint-Nicolas ; 
• le départ à la retraite ;
• Noël pour les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile ;
• la rentrée scolaire de la petite section à l’université, peu importe la nature de l’établissement.

Au cours de ces 11 événements définis, l’entreprise bénéficie d’une exonération du paiement des cotisations et contributions sociales, à condition de répondre à certains critères. Dans le cas de la rentrée scolaire, quels sont-ils ?

Bon à savoir : le réel bénéficiaire du chèque cadeau rentrée scolaire est l’enfant du salarié. De ce fait, si un couple travaille au sein de la même entreprise, ils ne recevront qu’un seul chèque pour leur enfant, et non pas deux. On vous parlait justement de cette subtilité dans notre article sur la réglementation des enfants bénéficiaires des couples en entreprise. 

À condition de respecter certaines conditions

La scolarité de l’enfant

Ça peut paraître évident, mais la première condition pour recevoir un chèque cadeau rentrée scolaire est que le salarié ait des enfants scolarisés. 

Pour les enfants de moins 16 ans, aucun certificat de scolarité n’est nécessaire puisque l’école est obligatoire en France jusqu’à cet âge. En revanche, un justificatif sera demandé pour les enfants de 16 à 26 ans afin de prouver l’inscription dans un établissement.

La temporalité de la distribution

La temporalité présente une importance capitale quand on parle de chèque cadeau rentrée scolaire. Et oui, un bon d’achat pour le retour en classe ne fonctionne qu’avant la reprise des cours, et plus après. Pour être en règle, le CSE ou l’employeur doit distribuer les chèques avant la fin des vacances scolaires pour qu’ils soient utilisés en temps et en heure.

Si la distribution du chèque intervient plus tard dans le calendrier scolaire, il ne bénéficiera pas de l’exonération des cotisations sociales puisqu’il ne correspondra plus à la rentrée scolaire. 

Prenons un exemple : le CSE délivre des chèques cadeaux « rentrée scolaire » en décembre pour un événement ayant eu lieu en septembre. Dans ce cas, cette délivrance tardive entraîne une conséquence : les bons d’achat ne sont plus utilisables pour l’événement de la rentrée scolaire. Dès lors, il faudra passer par la case des cotisations sociales. 

Mieux vaut donc anticiper pour rentrer dans les créneaux et éviter de mauvaises surprises à l’arrivée…

Bon à savoir : en règle générale, les dates des vacances scolaires varient peu d’une année à l’autre. Pour gagner du temps, vous pouvez effectuer vos distributions à la même période tous les ans.

Des achats réglementés 

Afin d’être en conformité avec la réglementation Urssaf, le chèque cadeau rentrée scolaire ne peut pas être dépensé n’importe comment. Pour rester dans les clous, la carte cadeau doit être utilisée dans des enseignes en lien avec l’événement en question, la rentrée des classes en l’occurrence. Alors où peut-on dépenser ce moyen de paiement ? 

Voici une liste non exhaustive des solutions possibles : 

• vêtements en tout genre ;
• fournitures scolaires (stylos, crayons de couleur, gomme, colle, cahiers, cartables et on en passe !) ;
• achat de livres ;
• ameublement (pour un bureau neuf par exemple) ;
• matériel informatique (clé USB, ordinateur, câble, etc.).

Pour ne pas limiter vos collègues dans leurs choix, vous pouvez opter pour un mode de paiement multienseignes et dématérialisé. De cette manière, le bon de commande s’adapte aux besoins spécifiques de chaque famille et s’étend même aux magasins en ligne. 

Bon à savoir : si vous souhaitez offrir un cadeau original au fonctionnement plus souple aux salariés, vous pouvez marquer la rentrée scolaire avec un chèque culture. Ces bons d’achat présentent l’avantage de ne pas avoir de temporalité particulière. Avec cette solution vous pouvez aussi faire profiter ceux qui n’ont pas d’enfants pour se faire plaisir avec des cadeaux culturels.

Des plafonds à ne pas dépasser

Pour bénéficier d’une exonération, l’Urssaf considère un seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par événement et par année civile. À quoi correspond cette somme ? En 2022, ce montant est fixé à 171 €. Si vous dépassez d’un euro, alors ce complément de rémunération sera soumis aux cotisations sociales. 

Bon à savoir : les bons cadeaux sont cumulables tant qu’ils respectent le seuil de 5 % du plafond mensuel. On vous parle de la réglementation des chèques cadeaux dans cet article.