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Comment bien gérer les comptes de votre CSE ?

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Dans les entreprises de plus de 50 salariés, le comité social et économique (CSE) dispose d’au moins un budget. En cela, il doit remplir des obligations comptables et présenter comment il dépense ses subventions. Comment bien gérer les comptes du CSE ? On fait le tour ! 

Comment établir les comptes du CSE ?

Comme le CSE dispose d’un ou plusieurs budgets, il doit en assurer la comptabilité. 

Rappel : les différents comptes du CSE

En tant qu’instance représentative du personnel, les CSE d’entreprises de plus de 50 salariés peuvent disposer de subventions pour assurer ses missions : 

  • La subvention de fonctionnement, versée par l’employeur, qui vise à assumer les frais de gestion quotidienne du CSE 
  • La subvention ASC (Activités sociales et culturelles), non obligatoire, qui permet au CSE de proposer aux salariés des avantages et des activités. 

Seules les entreprises de plus de 50 salariés ont l’obligation de verser un budget de fonctionnement à CSE. Cependant, l’employeur peut décider d’allouer une subvention de fonctionnement ou ASC au CSE s’il le souhaite.  

Lorsqu’il dispose de ces budgets, le comité (et plus particulièrement son trésorier) doit assurer la gestion du compte CSE.   

Quelles sont les obligations comptables du CSE ?

Quelle que soit sa taille, le CSE doit respecter des obligations comptables relevant du droit commun. En effet, à partir du moment où le comité dispose d’un budget, celui-ci doit faire l’objet d’une comptabilité détaillée. 

Le trésorier du CSE gère la comptabilité du comité. Il doit respecter les principes suivants : 

  • Enregistrer chaque mouvement financier (débits et crédits) qui affecte le patrimoine du comité et conserver les justificatifs (factures…) ;
  • Faire un inventaire annuel des actifs et passifs du patrimoine du CSE ;
  • Établir les comptes annuels du CSE lors de la clôture de l’exercice annuel. 

L’établissement des comptes annuels du CSE mène à une autre obligation du comité : présenter les comptes du CSE. Les comptes annuels du CSE doivent inclure : 

  • Un compte de résultat ;
  • Un bilan comptable ;
  • Une annexe comptable

De plus, le trésorier du CSE doit présenter un compte-rendu des activités du comité au nouveau bureau après chaque renouvellement de mandat CSE. Pour ce faire, tout CSE doit conserver les archives comptables du comité pendant au moins 10 ans

Pour vous assurer de gérer les comptes du CSE dans le respect de la réglementation, la comptabilité du comité doit suivre un plan comptable général CSE

Quels outils pour tenir les comptes du CSE ? 

Un simple tableur peut suffire à gérer la comptabilité de votre CSE. Cependant, vous pouvez doter votre CSE d’outils spécifiques pour vous assister dans ces tâches : 

  • La formation économique du CSE : obligatoire dans les entreprises de plus de 50 salariés, la formation économique permet aux élus CSE d’acquérir les bases de la comptabilité et de la gestion de budget ;
  • Le compte bancaire du CSE : même si le comité peut utiliser les comptes de l’entreprise, disposer d’un compte bancaire uniquement dédié au CSE permet de faciliter la gestion budgétaire et la comptabilité ; 
  • Le logiciel de gestion CSE : cet outil permet de distribuer les avantages salariés tout en traçant les dépenses du comité. Vous pouvez ainsi vous simplifier la vie lorsqu’arrive le moment d’établir les comptes annuels du CSE. 

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Comment gérer les comptes du CSE selon la taille de votre comité ?

En plus des obligations comptables relevant du droit commun, les CSE doivent également respecter certaines règles de comptabilité en fonction de la taille de l’entreprise

La comptabilité simplifiée pour les petits CSE 

Si les ressources annuelles (soit la totalité des subventions perçues par le CSE) de votre CSE n’excèdent pas 153 000 euros, votre comité est considéré comme un petit CSE. La comptabilité exigée pour les petits CSE est dite « ultra-simplifiée ». Voici les obligations comptables des petits CSE :

  • Tenir un livre de comptes CSE qui retrace chronologiquement les mouvements financiers (débits et crédits) des budgets CSE ; 
  • Établir une synthèse des comptes une fois par an, incluant le patrimoine et les engagements en court du CSE. 

La comptabilité des CSE de moyenne taille 

Si votre CSE atteint ou dépasse le seuil de 153 000 euros de ressources annuelles, il appartient aux CSE de taille moyenne. Voici les exigences supplémentaires auxquels ces comités doivent se plier :

  • Engager un expert-comptable pour présenter les comptes annuels du CSE ;
  • Présenter un bilan comptable, un compte de résultat et une annexe simplifiée

La comptabilité pour les gros CSE 

Les gros CSE sont ceux qui dépasse au moins 2 des 3 critères suivants lors de la clôture de l’exercice comptable précédent : 

  • L’entreprise compte au moins 50 salariés à temps plein ;
  • Le total du bilan atteint 1,55 million d’euros ;
  • Les ressources annuelles atteignent 3,1 millions d’euros.  

Les gros CSE doivent assurer une comptabilité « normale », identique à celle d’une entreprise. Voici les exigences de comptabilité pour les gros CSE : 

  • Tenir des comptes consolidés, dans le respect du règlement de l’Autorité des normes comptables ; 
  • Faire certifier les comptes CSE ;
  • Nommer un commissaire aux comptes et son suppléant (différents de ceux de l’entreprise) ;
  • Créer une commission des marchés composée de membres du CSE titulaires pour choisir les prestataires et fournisseurs avec lequel le comité travaille. Cette commission doit rendre un rapport annuel d’activité, en annexe du rapport de gestion du CSE. 

Quel est le délai de présentation des comptes annuels du CSE ? 

Quelle que soit sa taille, le CSE doit assurer la présentation des comptes annuels du CSE à l’employeur. Cette présentation amène ensuite à l’approbation des comptes du CSE

Comment se passe l’approbation des comptes du CSE ? 

L’approbation des comptes du CSE doit avoir lieu annuellement, au terme de l’exercice comptable. En général, l’exercice comptable est clôturé au 31 décembre de chaque année. 

Pour présenter et approuver ses comptes, le CSE doit organiser une réunion plénière du comité. Selon le Code du travail, l’approbation des comptes du CSE doit avoir lieu dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice. Cependant, le règlement intérieur du CSE peut imposer un délai plus court. 

Voici les étapes préalables à l’approbation des comptes du CSE : 

  1. Les membres élus procèdent à l’arrêté des comptes du CSE ;
  2. Le CSE établit un rapport annuel de gestion et d’activités ;
  3. Le CSE organise une réunion plénière dédiée pour présenter les comptes ;
  4. Les élus titulaires votent pour approuver ou non les comptes du CSE

Afin de laisser aux membres du CSE le temps d’examiner les comptes, les élus chargés d’arrêter les comptes doivent les fournir au reste du comité minimum 3 jours avant la réunion plénière d’approbation

De plus, les comptes doivent être : 

  • Présenté à un expert-comptable pour les moyens CSE ;
  • Validé par un commissaire aux comptes pour les gros CSE.

Quelles sanctions en cas de non-présentation des comptes annuels du CSE ?

La présentation des comptes annuels du CSE étant une obligation juridique, le CSE s’expose à des sanctions pénales en cas de non-présentation

Par exemple, un CSE qui ne présente pas ses comptes dans le délai de 6 mois prévu par le Code du travail s’expose à une amende pouvant aller de 1 500 à 9 000 euros

De plus, la responsabilité civile du CSE peut se trouver engagée en cas de procédure judiciaire. 

Qui peut consulter les comptes annuels du CSE ? 

Les comptes annuels du CSE peuvent être consultés par différents types de personnes au sein de l’entreprise. 

Quel contrôle des comptes du CSE par l’employeur ? 

Le Président du CSE, qui représente l’employeur, doit assister à la réunion de présentation et d’approbation des comptes annuels du CSE

Cependant, sa voix reste uniquement consultative. En effet, seuls les membres de la délégation du personnel participent au vote pour approuver les comptes annuels du CSE. 

Les salariés peuvent-ils accéder aux comptes du CSE ?

Une fois que les comptes du CSE sont approuvés, la réunion de présentation doit faire l’objet d’un compte-rendu sous la forme d’un procès-verbal. Les salariés peuvent ainsi consulter librement le compte-rendu de l’approbation des comptes CSE de l’année précédente. 

Cependant, seuls les élus en charge de la gestion comptable et financière du CSE peuvent disposer d’un accès direct aux comptes CSE. 

Le CSE peut-il demander un audit des comptes de l’entreprise ?  

Outre ses propres obligations comptables, le CSE dispose d’un droit de consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise. C’est une des consultations obligatoires du CSE.

De plus le CSE peut demander un audit des comptes de l’entreprise dans certains cas : 

  • Si la majorité des membres du CSE le demande ;
  • Si cet audit des comptes est prévu par un accord collectif ;
  • Si des motifs légitimes le justifient, comme des préoccupations sur la gestion financière de l’entreprise ou des signes de mauvaise gestion. 
Les points à retenir sur la gestion des comptes CSE 
  • Lorsqu’il dispose d’un budget, le CSE doit en assurer la comptabilité ;
  • Tout CSE doit assurer le suivi des mouvements financiers sur ses comptes, faire un inventaire annuel de ses actifs et passifs et établir les comptes annuels du CSE à la clôture de chaque exercice (incluant un compte de résultat, un bilan comptable et une annexe comptable) ; 
  • Le trésorier doit dresser un compte-rendu des activités du CSE et conserver tous les documents comptables pendant au moins 10 ans ; 
  • Les obligations comptables du CSE varient selon la taille de l’entreprise et les ressources du comité ;
  • Le CSE doit présenter les comptes annuels dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice et les approuver lors d’une réunion plénière ; 
  • L’employeur doit assister à la présentation des comptes du CSE, et les salariés ont accès au PV de la réunion ; 
  • Le CSE peut demander un audit des comptes de l’entreprise.