Contrôle Urssaf et CSE : minimisez les risques de redressement

Une minute, c’est qui l’Urssaf déjà ?

L’Urssaf est l’organisme chargé de collecter les cotisations et contributions sociales qui permettent de financer la Sécurité sociale. Et oui, derrière ce sigle se cache un groupe d’experts dévoués qui veillent au financement des prestations sociales et des aides indispensables pour nos concitoyens. Tout de suite, ils paraissent moins effrayants, n’est-ce pas ?

Lorsque l’Urssaf contrôle un Comité social et économique, il a plusieurs points de vigilance : 

• Respectez-vous les règles relatives à l’embauche des salariés (déclaration, paiement des cotisations sociales, etc.) ? 
• Qu’en est-il des exonérations des cotisations sociales sur les avantages donnés ? 
• Les règles d’attribution des prestations, notamment le principe de non-discrimination des ayants droit du CSE, sont-elles bien suivies ?

Si vous êtes en règle sur ce point, inutile d’avoir des sueurs froides, la visite passera comme une lettre à la poste !

Bon à savoir : l’Urssaf n’est pas qu’un organisme de contrôle. Si vous avez un doute sur une question, n’attendez pas le redressement pour rectifier le tir, contactez les conseillers pour demander leur avis.

Contrôle Urssaf du CSE : à quoi s’attendre ?

Un contrôle Urssaf n’arrive jamais à l’improviste (sauf en cas de suspicion de travail dissimulé). Les inspecteurs annoncent leur venue avec un avis de contrôle au moins 30 jours avant leur visite en indiquant : 

• la date du contrôle ; 
• l’identité des visiteurs ;
• la liste des pièces justificatives à rassembler. 

Bon à savoir : en règle générale, les inspecteurs contrôlent l’entreprise et ils rendent visite au comité par la même occasion. Et oui, sur un plan juridique, c’est donc l’entreprise et non le comité qui fait l’objet des vérifications. 

On distingue deux types de contrôle Urssaf : 

• un contrôle sur pièces pour les entreprises de moins de 11 salariés où l’employeur se rend dans les locaux de l’Urssaf ; 
• un contrôle sur place, le plus fréquent, au cours duquel les inspecteurs se déplacent dans vos bureaux.

Inutile de ne pas répondre lorsque les contrôleurs sonneront ou de cacher des documents dans un placard. En effet, vous avez l’obligation de les recevoir et de leur fournir un libre accès à tout ce qu’ils demandent. Les inspecteurs peuvent même interroger les salariés pendant leur passage.

Bon à savoir : l’Urssaf peut faire appel à un ami et demander conseil à un intervenant de son choix (avocat, expert-comptable, etc.). 

Le contrôle fiscal de l’entreprise remonte à combien d’années en arrière ? Et bien, la période qui intéresse l’Urssaf concerne vos trois dernières années. Si vous êtes contrôlé en 2023, vous présenterez donc la documentation de 2022, 2021 et 2020. 

Papiers, s’il vous plaît !

Imaginez le contrôle Urssaf comme le juge d’un procès chargé de vérifier que votre entreprise respecte ses obligations. Pour montrer votre bonne foi, vous allez devoir présenter les documents adéquats. Quelles sont donc ces pièces tant attendues pour prouver votre innocence ?

Nous appelons donc à la barre : 

• les fiches de paie ;
• les registres de présence ;
• les contrats de travail ;
• les déclarations de cotisations ;
• les factures et reçus des dépenses liées au CSE. 

Chaque facture, chaque reçu, chaque registre joue son rôle pour témoigner du respect de vos obligations. Préparer soigneusement ces documents est un peu comme assembler les pièces d’un puzzle : chaque élément contribue à former l’image complète de votre conformité. 

En réunissant ces preuves solides, vous créez votre défense qui dissipe tout doute et garantit que vos avantages offerts par le CSE sont en parfaite harmonie avec les règles en vigueur. 

Contrôle Urssaf : quels risques ?

Tant que l’arbitre n’a pas sifflé, le jeu continue…

Le contrôle Urssaf, c’est un peu comme l’arbitre dans un match. Tant que les règles du jeu sont respectées, il n’intervient pas. En revanche, dès que quelqu’un enfreint le cadre posé, il dégaine un carton jaune ou rouge. Bien sûr, les inspecteurs n’auront pas d’insignes colorés lors de leur passage, mais le principe reste le même. 

Le contrôle Urssaf s’assure que votre entreprise respecte ses obligations de déclaration et de paiement des cotisations sociales. Parmi les erreurs les plus courantes, on note souvent : 

• une sous-déclaration des avantages accordés aux salariés ;
• la mauvaise catégorisation des avantages ; 
• le non-respect des règles de cotisations. 

Peut-il donc y avoir un redressement de l’Urssaf pour un transfert de fonds du CSE ? Au risque de vous surprendre, il s’agit d’une idée reçue ! Et oui, lors d’un contrôle, les inspecteurs ne s’intéressent pas à l’origine du financement (budget de fonctionnement ou des activités sociales et culturelles). En revanche, si la dépense constitue un avantage salarié soumis à cotisations sociales et qui n’a pas été déclaré, là c’est une autre histoire… 

Gare à la pénalité !

Si dans notre exemple sportif les conséquences se limitent à un hors-jeu, celles du comité vont beaucoup plus loin. Imaginons que le CSE bien intentionné ait distribué un cadeau à un salarié, mais ne l’ait pas comptabilisé correctement. Aux yeux de l’Urssaf, il s’agit d’une faute et non pas d’un simple oubli, elle va donc rétablir la situation en touchant au budget qui n’a pas été dépensé.

Vous l’aurez compris, un contrôle Urssaf touche l’aspect financier et juridique pour un CSE. Inutile de vous expliquer combien un redressement financier peut être coûteux et impacter la santé financière de votre entreprise… Les sanctions administratives vont des pénalités financières jusqu’aux mesures de recouvrement forcé. 

Qui paye la note en cas de redressement ?

Si, après un contrôle rigoureux, l’Urssaf constate que des montants doivent être ajustés, c’est généralement à l’entreprise de régler la facture. À ce moment-là, l’employeur peut régler les sommes sans se retourner ou payer puis demander des comptes au comité pour obtenir un remboursement.

Bon à savoir : vous pouvez contester le contrôle Urssaf en saisissant la commission de recours amiable (CRA). Vous disposez d’un délai de deux mois après la notification de la mise en demeure. Une fois la décision rendue, il vous reste une chance de la contester devant le tribunal judiciaire. 

Prévenez les erreurs comptables : nos bonnes pratiques pour jouer franc jeu

Instaurez une nouvelle relation avec votre comptabilité

La comptabilité et le CSE, c’est presque une histoire d’amour. Il faut la dorloter et en prendre soin. Le recours à un logiciel comptable CSE performant limitera les erreurs et vous permettra d’avoir un tableau de bord clair. 

Avec Glady, vous ne serez jamais seul devant votre tableur, nous vous accompagnons tout au long de l’année.

Gardez une trace de toutes vos dépenses

Les documents, c’est un peu comme les photos souvenirs des vacances. Chaque avantage accordé par le CSE doit avoir son propre album pour prouver qu’il a été correctement offert. Oui, on parle des avantages en nature, des cadeaux aux salariés et des prestations sociales. Ça va en faire une belle bibliothèque !

Respectez les règles de cotisations à la lettre

Les calculs, c’est comme une recette de cuisine. Si vous mélangez les ingrédients correctement, vous obtiendrez un délicieux gâteau. Assurez-vous que les cotisations sont calculées avec soin pour éviter les surprises à la dégustation.

Bon à savoir : découvrez tout ce qu’il faut savoir sur l’Urssaf et les cadeaux salariés dans notre article sur le sujet.

Encouragez la formation pour maîtriser votre sujet sur le bout des doigts

Il n’est jamais trop tard pour apprendre ! Les membres du CSE ne sont pas toujours des experts-comptables et c’est bien normal. Pour les aider dans leurs missions, organisez des sessions pour qu’ils gagnent en compétences et restent vigilants sur la comptabilité.

En cas de doute, faites appel à des experts comptables et juridiques

Même les experts ont parfois besoin d’aide. Lorsqu’un sujet ou une question vous dépasse, inutile de la cacher sous le tapis : faites appel à ceux qui savent. En vous référant à des experts comptables ou juridiques spécialisés dans les questions CSE et Urssaf, vous minimisez le risque d’erreurs.