Congés payés : obligations et gestion durant l'été

Le cadre légal des congés payés en été

Quelle est la période légale des congés payés ?

Chaque année, la période légale de prise des congés payés s’étend traditionnellement du 1er mai au 31 octobre. Pendant cette période estivale, le droit du travail (article L.3141-17 du Code du travail) limite la durée d’absence sans interruption à 24 jours ouvrables, soit 4 semaines de congés payés.

Non, vous ne vous trompez pas, il reste bien une semaine au compteur avec cette répartition. La 5e semaine de congés payés devra être posée, voire imposée, à un autre moment de l’année.

Bon à savoir : un jour ouvrable correspond à un jour pouvant être légalement travaillé. Les jours de repos hebdomadaires et les jours fériés n’en font donc pas partie. 

Le droit à congé payé selon le Code du travail

D’après les articles L3141-3 à L3141-11 du Code du travail, chaque mois pleinement travaillé ouvre droit à 2,5 jours ouvrables de congés payés, soit un total annuel de 30 jours ouvrables maximum (ou 5 semaines). 

Les droits aux congés obligatoires été s’acquièrent sur la période de référence, selon les règles fixées par accord d’entreprise, de branche ou convention collective. À défaut, elle court du 1er juin au 31 mai de l’année suivante.

Bon à savoir : les premiers congés payés apparaissent en France en 1853 et seront généralisés à partir de 1936. Depuis, nous sommes passés de 2 à 5 semaines de congés payés pour un meilleur équilibre vie pro vie perso.

Les obligations de l'employeur durant la période estivale

Planification des congés : respect de l'ordre et des délais

Pour éviter tout malentendu, l'employeur doit planifier et communiquer dans le respect des règles légales. À ce titre, il doit partager la période de prise des congés au moins 2 mois avant son ouverture par tout moyen (affichage, note de service, etc.).

Si aucun accord collectif n'existe, l'employeur détermine l'ordre selon des critères légaux (situation familiale, ancienneté, charge de travail, activité chez d'autres employeurs), après avis du Comité social et économique (ancien comité d’entreprise). Ces priorités garantissent une équité entre salariés.

Bon à savoir : d’autres critères peuvent être prévus dans votre convention collective, comme la date des vacances scolaires.

Toute modification ou imposition de dates de congés d’été (y compris report pour circonstances exceptionnelles) doit être notifiée au moins 30 jours avant la date prévue, sauf disposition contraire dans un accord d’entreprise ou cas de force majeure.

Fermeture estivale et congés forcés : cadre légal

Lorsqu’une entreprise décide d’une fermeture estivale (absence d’activité totale ou partielle), elle peut imposer aux salariés la prise de congés payés pendant cette période, à condition de :

• prévenir chaque salarié au moins 30 jours avant la fermeture prévue ;
• indemniser la période de fermeture excédant les droits légaux acquis. Pour les salariés nouvellement embauchés sans droits acquis, ils peuvent percevoir une indemnité de chômage partiel ou poser des congés par anticipation.

Bon à savoir : le non-respect de ces obligations expose l’employeur à des sanctions, notamment une amende de 1 500 € par salarié (voire 3 000 € en cas de récidive). 

D’autre part, si l’employeur impose des jours de congés sans respecter le délai de prévenance ou sans tenir compte des modalités fixées par accord ou convention collective, alors l’employé a le droit de s’opposer aux dates de congés. En effet, la Cour de cassation a établi qu’un employeur doit pouvoir justifier ses obligations d’information et de respect des textes, sous peine d’établir un préjudice.

Les droits des salariés

Nombre de jours de congés payés acquis

Le salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, soit 30 jours de congés (5 semaines) au cours de la période de référence. 

Certains accords ou conventions peuvent prévoir des dispositions plus favorables (jours d’ancienneté, RTT, congés supplémentaires).

Bon à savoir : les salariés mariés ou pacsés exerçant dans la même structure ont droit à un congé simultané. 

Ordre de départ et priorités

En cas de départs en congé groupés, le salarié peut revendiquer, selon ses priorités, un rang de passage plus favorable. Dans ce cas, la demande se formalise avec la transmission des informations et justificatifs (acte de naissance, certificat médical, etc.) avant la date limite fixée par l’employeur.

S’il n’existe pas d’accord collectif établi sur le sujet, fixer l’ordre des départs revient à l’employeur. Pour ce faire, il est tenu de respecter les critères légaux :

1. Situation familiale (possibilités de congé simultané du conjoint dans le secteur privé ou la fonction publique, la présence au sein du foyer d'un enfant ou d'un adulte en situation de handicap ou d'une personne âgée en perte d'autonomie).
2. Ancienneté dans l’entreprise.
3. Activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

La communication de l’ordre de départ doit intervenir au minimum 30 jours avant la date de congé. 

Bon à savoir : l’employeur peut modifier les dates de départs en congé après les avoir acceptées. Sans mention particulière dans un accord d’entreprise ou d’établissement, ce délai ne peut être inférieur à 1 mois. 

Les obligations du salarié envers l’employeur

Le salarié est tenu de respecter plusieurs obligations envers l’employeur :

• formuler sa demande de congés d’été par écrit (papier, mail ou via logiciel RH) ;
• obtenir l’accord formel de l’employeur avant toute absence. Un départ ou un retour anticipé sans accord peut constituer une faute justifiant un licenciement ;
• respecter les dates validées ou imposées.

Les cas spécifiques

Les salariés à temps partiel

Les salariés à temps partiel détiennent les mêmes droits que les salariés à temps complet. La seule différence est que les congés sont calculés au prorata du temps de travail effectif. 

Les salariés en CDD

Les congés payés en CDD s’organisent de la même manière que ceux en contrat de travail à durée indéterminée (CDI). Les titulaires de contrat de travail à durée déterminée (CDD) accumulent 2,5 jours ouvrables par mois travaillé. 

Si le contrat du salarié se termine avant la prise des congés, ils perçoivent une indemnité compensatrice pour les congés non pris.

Que faire en cas de congés non pris ?

Tout congé non pris à l’issue de la période légale de prise (31 octobre) donne lieu à une indemnité compensatrice de congés payés versée au salarié, soit à la fin du contrat, soit au solde de tout compte. 

Bon à savoir : pour encourager le départ en congé de leurs salariés, certaines entreprises choisissent d’accorder une prime vacances, une aide financière complémentaire qui peut prendre la forme d’une subvention ou d’un avantage en nature.

L’impact des arrêts maladie sur les congés payés

Lorsqu’un salarié se trouve en arrêt maladie, les conditions évoluent : 

• un arrêt pour maladie ou accident n’ayant pas un caractère professionnel ouvre droit à 2 jours de congés par mois, dans la limite de 24 jours ouvrables par an ; 
• un arrêt pour accident de travail ou maladie professionnelle ne modifie pas l’acquisition de 2,5 jours par mois. 

Bon à savoir : si un salarié se trouve dans l’impossibilité de prendre tout ou une partie de son congé au cours de la période de prise de congés, il bénéficie d’un report de 15 mois.

Le fractionnement des congés payés

Conditions de fractionnement des congés payés

Le fractionnement désigne la répartition du congé principal en plusieurs périodes distinctes au lieu d’une prise en une seule fois. Ce mécanisme vise à lisser les absences et à offrir plus de flexibilité. L’accord du salarié est nécessaire pour fractionner au-delà du congé principal, sauf lorsque le congé se situe pendant une fermeture collective de l’établissement.

Pour bénéficier du fractionnement :

• le salarié doit avoir posé au moins 12 jours ouvrables consécutifs entre le 1ᵉʳ mai et le 31 octobre ;
• le solde des congés non pris (jusqu’à 24 jours) se prend entre le 1ᵉʳ novembre et le 30 avril suivant.

Les jours de fractionnement : comment les obtenir et les utiliser ?

Le calcul du fractionnement acquis dépend des congés payés non pris :

• 2 jours ouvrables si le nombre de congés pris en dehors de la période de prise légale est supérieur ou égal à 6 jours ;
• 1 jour ouvrable si ce nombre est compris entre 3 et 5 jours.

Par exemple, un salarié dispose de 24 jours de congés payés. Il décide de poser 16 jours de repos consécutifs du 1er mai au 31 octobre. Par conséquent, il reste 8 jours à prendre entre le 1er novembre et le 30 avril de l’année suivante. Ce fractionnement permet l’obtention de 2 jours de congés supplémentaires.

Bon à savoir : vous avez envie d’aider vos salariés à profiter pleinement de leurs congés d’été ? Avec la subvention vacances, vous facilitez l’accès aux prestations touristiques ou de loisirs.