Pourquoi la dématérialisation des titres restaurant va vous aider au quotidien ?

1. Comment le service RH gère t-il les titres restaurant en format papier

A. Commande

Le service des ressources humaines est chargé des titres restaurant au travail. Pour cela, il doit veiller à la commande des titres resto et donc de toute la partie cachée de l’iceberg.

Pour commander les titres restaurant au travail, il faut :

• Connaître le nombre de salariés en contrat dans l’entreprise ;
• Connaître le nombre de jours travaillés ou encore le nombre de jours en télétravail ;
• Connaître la part prise en compte de la société dans le paiement des titres restaurant (les entreprises peut prendre en compte entre 50 et 60% du prix des titres déjeuner).

À noter : tous les salariés des entreprises ont le droit au titres restaurant, peu importe le type de contrat (stage, intérim, CDD et bien sûr CDI)

B. Livraison

En plus de la commande, le service RH doit s’assurer de la livraison des carnets de chèques restaurant. En effet, il est possible de faire livrer les carnets directement au domicile des salariés. Cependant il est possible de recevoir à l’adresse professionnelle tous les carnets de chèques restaurant et ensuite d’effectuer l’attribution directement en mains propres à chaque groupe de salariés sur place.

Les inconvénients de la livraison :

• Il faut connaître l’adresse personnelle de tous les salariés de l’entreprise. De plus, il y a toujours des risques de pertes avec le service de livraison.
• La livraison représente un coût pour l’employeur et cette livraison doit se faire tous les mois et donc représente de plus grandes chances d’erreurs.
• La livraison et l’impression des carnets de chèques déjeuner est très nocif pour l’environnement.

C. Stockage

 Dès lors que le chèque restaurant est livré dans les locaux professionnels, il faut les stocker en attendant qu’il soit distribué. Le stockage peut parfois être compliqué car le chèque restaurant représente de grosses sommes d’argent et peut être volé.

À noter : si les titres déjeuner sont volés, il est impossible d’intenter une action en justice, car ils sont considérés comme de l’argent liquide et ne sont pas traçables.

D. Distribution

Si la livraison des carnets se fait à l’adresse professionnelle, le service RH est chargé de distribuer les carnets à chaque salarié. Souvent très contraignante, la distribution est souvent une tâche détestée des services RH qui doivent demander de l’aide aux managers des équipes pour gagner du temps et de l’efficacité.

2. La dématérialisation des titres restaurant

Les modes de consommation évoluent et se digitalisent, il faut donc penser à l’avenir. La carte titre repas a connu un fort engouement ces dernières années, mais alors quels sont les avantages de la dématérialisation des titres restaurants pour les services RH et l’employeur ?

A. Simplifier

L’avantage principal des titres restaurants dématérialisés est de simplifier les actions du service des ressources humaines mais également de simplifier le quotidien de chaque salarié.

Terminé les frais de livraison, les distributions et le stockage des titres resto. Avec la dématérialisation il suffit de commander des cartes et de les faire livrer une seule et unique fois. Une fois les cartes déjeuner reçues par les employeurs, plus besoin de les distribuer tous les mois, mais depuis un ordinateur il est possible de rechargr les comptes déjeuner ! Encore mieux, certains logiciels le gèrent même automatiquement en fonction des jours travaillés.

Grâce à la dématérialisation des titres restaurant, le salarié peut régler le montant exact. En cas de perte de sa carte ou de son téléphone, ses droits sont conservés. En effet les cartes déjeuner dématérialisées, sont opposables par les salariés et ils peuvent en direct voire le solde de leur compte déjeuner. Plus de perte, de vols et de mauvaise gestion du budget.

B. Économiser

 À la différence des carnets de chèques déjeuner en format papier, les cartes déjeuner permettent de faire des économies.

En effet avec la dématérialisation vous ne payez qu’une fois : à la création des cartes. Avec le carnet de chèques, il faut payer tous les mois la livraison, le stockage, les éventuelles pertes et la création des chéquiers mensuellement.

Les conditions d’exonération des charges sociales ne changent pas, peu importe le format (ticket papier ou carte dématérialisée), qu’il soit utilisé au restaurant ou dans un commerce proposant des produits alimentaires.

C. Analyser

Il est assez frustrant de ne pas savoir si les carnets de chèques déjeuner servent aux salariés et s’ils sont utilisés de manière optimale ; avec la carte dématérialisée il est possible de suivre les dépenses mais également de relancer les salariés sur l’utilisation des dotations restaurant.