Remboursement Navigo par l’employeur : on vous dit tout !

Êtes-vous concerné par le remboursement Navigo par l’employeur ?

Oui, si vous êtes salarié en Île-de-France

Saviez-vous que la participation de l’employeur aux frais de transports publics est obligatoire ? Et oui, il ne s’agit pas d’un cadeau accordé à quelques chanceux, mais bien d’une responsabilité, peu importe si l’entreprise est publique ou privée. Pour aller encore plus loin, il existe même un montant minimal de prise en charge. Celui-ci correspond tout simplement à la moitié du prix des titres d’abonnements du salarié pour les trajets de sa résidence habituelle à son lieu de travail. Autant dire que c’est une aide non négligeable en région parisienne…

👉 Bon à savoir : la notion de résidence habituelle correspond à l’habitation occupée par le salarié au cours de ses journées de travail. Ainsi, si vous possédez une double résidence, une à Paris et l’autre en province, alors la prise en charge obligatoire du titre d’abonnement concerne votre habitation parisienne et non pas le titre d’abonnement province-Paris. En d’autres termes, vos billets de train SNCF pour venir sur Paris ne sont pas remboursés, en revanche votre pass Navigo, oui.

Face au remboursement Navigo par l’employeur, nous sommes tous égaux, les salariés à temps complet comme ceux qui exercent à mi-temps. Si votre temps de travail est inférieur à un temps partiel, la prise en charge s’effectue au prorata du nombre d’heures travaillées.

Et que vous prenez des transports publics

Le remboursement des frais de transport concerne les déplacements effectués en transports en commun, que ce soit en bus, RER, tramway ou métro, ou par le biais de services publics de location de vélos (les désormais célèbres Vélib’). 

👉 Bon à savoir : seuls les abonnements annuels, mensuels ou hebdomadaires sont pris en charge par l’employeur. Les titres de transport à l’unité ne font pas l’objet d’un remboursement.

Pour ne pas vous pénaliser dans votre budget, l’employeur est tenu de rembourser les titres achetés par les salariés pour leurs déplacements dans les meilleurs délais, généralement avant la fin du mois suivant. 

📝 À noter : le remboursement d’un abonnement Navigo annuel se répartit mensuellement pendant la période d’utilisation.

Et c’est la même chose en télétravail ?

On vient de le voir, l’entreprise participe aux frais de transport en commun entre le domicile et le lieu de travail. Cependant, quand on parle de travail à distance, les modalités se compliquent. En effet, lorsqu’un salarié se trouve en télétravail, il n’effectue plus de déplacement puisqu’il exerce son activité depuis sa résidence. De ce fait, l’employeur peut suspendre le remboursement du pass Navigo. 

📝 À noter : si le salarié doit se déplacer un ou plusieurs jours sur son ou ses lieux de travail, alors le remboursement Navigo par l’employeur ne peut pas être suspendu ou réduit. Et c’est logique puisque le prix de l’abonnement de transport reste identique, que ce soit pour un ou plusieurs trajets. Pour cette raison, la prise en charge ne peut pas diminuer, même si le salarié ne vient que quelques jours dans le mois.

Faisons le point sur les conditions de prise en charge des frais de transport domicile/lieu de travail

Si on se réfère au Code du travail, le remboursement Navigo par l’employeur correspond à 50 % du titre de transport sur la base d’un tarif de 2e classe et du trajet le plus court (article R.3261-1). Cette prise en charge reste avantageuse pour l’entreprise puisqu’elle n’est pas imposable. 

Pour bénéficier de la prise en charge partielle de son abonnement, le salarié se doit de présenter des justificatifs de son achat ou, à défaut, des titres utilisés. Conservez précieusement ces preuves puisqu’en leur absence l’employeur peut refuser le remboursement des frais engagés (article R.3261-5 du Code du travail).

📝 À noter : le remboursement du pass Navigo doit figurer sur le bulletin de paie.

S’il le souhaite, l’employeur peut faire preuve de davantage de générosité et prendre en charge une plus grande portion du coût des titres de transport collectif. Dans ce cas, la partie qui dépasse les 50 % est exonérée de cotisations sociales tant qu’elle respecte les frais réels engagés.

Existe-t-il d’autres prises en charge facultatives par l’employeur ?

Et bien oui ! Même si l’employeur n’a pas l’obligation de participer aux frais de transport individuel de ses salariés, il peut décider d’indemniser une partie des frais ou leur totalité. Lorsque c’est le cas, cette possibilité s’inscrit dans un accord d’entreprise ou au cours d’une décision unilatérale et elle concerne tous les salariés de l’entreprise, sans exception. 

Dès lors, les remboursements prennent la forme d’une prime de transport pour couvrir les dépenses de carburant d’un véhicule personnel (véhicules électriques, hybrides, rechargeables ou hydrogène) ou d’une indemnité kilométrique calculée sous le barème des frais professionnels.

Grâce au forfait mobilités durables instauré le 10 mai 2020, les employeurs peuvent aussi prendre en charge les frais de trajet des salariés s’ils se rendent au travail avec l’un des moyens de transport suivant : 

• le vélo à assistance électrique (ou non, pour les plus courageux) ;
• le covoiturage (en tant que conducteur ou passager) ;
• les autres services de mobilité partagée.

Dans ce cas, la prise en charge prend la forme d’une allocation forfaitaire, exonérée de cotisations sociales, dans la limite de 500 € par an et par salarié.

👉 Bon à savoir : le remboursement Navigo par l’employeur est cumulable avec le forfait mobilités durables dans la limite globale de 600 € par an et par salarié depuis le 1er janvier 2021.