Repas d’affaires : sont-ils obligatoirement pris en charge par l'entreprise ?

1. Quelles sont les conditions de déduction

Les frais de repas d’entreprise sont déductibles à partir du moment où ils sont justifiés. Ce qui veut dire que les frais engagés lors d’une invitation dîner officiel d’un client ou d’un prospect au restaurant sont déductibles car perçus comme des frais professionnels.

Les conditions suivantes sont à respecter :

1. Il doit s'agir d'une dépense professionnelle : il est important, en cas de contrôle fiscal, que les dépenses soient en lien avec les activités ou les motivations de l’entreprise. Il faut donc pouvoir prouver que celles-ci ont un caractère purement professionnel. Si l’entreprise n’apporte aucun justificatif, ces frais ne seront pas déductibles.
2. La dépense doit être justifiée : il est essentiel de bien conserver les pièces justificatives, tels que les tickets de caisse ou encore les factures, comme éléments de preuves.
3. Le montant total doit être "raisonnable" : il n’y a pas de montant maximum prédéfini, ils sont logiquement déductibles en totalité. Cependant, ils doivent être proportionnels au chiffre d’affaires, en lien avec la nature de l’entreprise ou les objectifs définis.

Il faut savoir qu’au vu de la crise sanitaire actuelle, il est possible d’utiliser des titres-restaurant à hauteur de 38€ par jour afin d’inviter des partenaires. Cependant, il est obligatoire de joindre une note afin que le remboursement des frais professionnels puisse être effectué.

2. Les déjeuners d’affaire

Il arrive souvent que le gérant d’une entreprise invite des prospects, des clients ou encore des partenaires à déjeuner. Les frais liés au repas invités sont alors remboursés en intégralité, à condition de pouvoir présenter les justificatifs de frais suivants :

• un ticket de caisse ou une facture si le coût du repas est supérieur à 150€ ;
• le nom des invités et leurs titres ;
• l’entreprise dans laquelle ils sont salariés.

De plus, les entreprises ont la possibilité de récupérer la TVA sur les déjeuners d’affaires à condition que :

• la facture soit réalisée au nom de l’entreprise ;
• le numéro de TVA intracommunautaire de l’établissement soit présent ;
• les taux de TVA appliqués soient détaillés.

3. Les repas personnels du responsable 

Il existe trois cas différents : 

1. Les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés : les frais liés au repas ne seront déductibles que s’ils sont déclarés comme avantages en nature.
2. Les entreprises assujetties à l’impôt sur le revenu : les frais liés au repas ont la possibilité d’être remboursés s’ils sont perçus comme franchise d’impôt et de charges sociales.
3. Les associés-gérants d’EURL : le repas n’est remboursé que si la distance entre son domicile et son lieu de travail ne lui permet pas de rentrer manger chez lui.