Comment bien organiser votre première réunion CSE ? Les 6 étapes clés

Étape n°1 : convoquer le comité pour la première réunion CSE 

Après la proclamation des résultats des élections professionnelles, l’organisation de la première réunion CSE incombe au président du CSE (l’employeur ou son représentant). En premier lieu, celui-ci doit donc convoquer les nouveaux élus, ainsi que leur fournir les documents qui seront étudiés lors de la réunion.  

Qui convoquer à la première réunion CSE ? 

L’employeur doit convoquer les élus titulaires. De plus, il peut également choisir d’inviter : 

• Les suppléants aux élus ; 
• Le trésorier et le secrétaire du précédent CSE. 

Si un représentant syndical au CSE est déjà nommé, il doit également participer à cette première réunion CSE. 

Si la réunion aborde des thèmes liés à la santé, la sécurité et les conditions de travail, la présence du médecin du travail et du responsable sécurité s’avère pertinente. 

Quel délai pour convoquer le comité à la première réunion CSE ?

Dans l’idéal, la première réunion CSE doit se tenir le plus rapidement possible. Cependant, le délai légal pour l’organiser suit la périodicité des réunions. Il varie selon la taille de l’entreprise, et s’élève à :

• 60 jours pour les entreprises de moins de 300 salariés ;
• 30 jours pour les entreprises de plus de 300 salariés. 

D’autre part, les élus doivent recevoir la convocation à leur première réunion CSE au moins 3 jours avant sa tenue. 

Première réunion CSE : que doit contenir l’ordre du jour ? 

À nouveau, c’est l’employeur qui fixe l’ordre du jour de la première réunion du CSE, en concertation avec le trésorier et le secrétaire élu. Pour les prochaines réunions, le secrétaire du CSE et l’employeur l’établiront conjointement. 

La première réunion du CSE doit aborder : 

• Les attributions et le fonctionnement du comité ;
• La passation entre l’ancien CSE et les nouveaux élus ;
• L’établissement du règlement intérieur du CSE ;
• La désignation des membres du bureau (secrétaire et trésorier), des commissions et des représentants du CSE au conseil d’administration ;
• La communication de la documentation économique et financière de l’entreprise ;
• La définition des budgets du CSE (fonctionnement et ASC). 

Étape n°2 : désigner les membres du bureau du CSE et les commissions 

Au cours de la réunion, les membres du comité doivent désigner les membres du bureau du CSE. En plus du Président (l’employeur ou son représentant), celui-ci se compose :

• Du secrétaire ; 
• Du trésorier ; 
• De leurs adjoints éventuels. 

Cette désignation s’effectue au vote majoritaire. C’est également l’occasion de rappeler les attributions du CSE aux nouveaux élus. 

Si vous travaillez dans une société, les membres du CSE doivent aussi désigner les représentants du CSE qui siégeront au conseil d’administration et au conseil de surveillance. 

La passation entre l’ancien et le nouveau bureau du CSE

S’ils sont présents, les membres de l’ancien CSE peuvent effectuer une passation avec les nouveaux élus. Ce transfert de compétence peut s’avérer non nécessaire lors d’une première réunion du CSE après un renouvellement du mandat des élus. 

Entreprises de plus de 300 salariés : Définir les commissions 

Les entreprises comptant plus de 300 salariés doivent se doter d’une commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT). La désignation des membres de cette commission s’effectue lors de la première réunion du CSE. 

De plus, les entreprises de plus de 1000 salariés doivent également constituer une commission économique. 

Enfin, des accords d’entreprise peuvent prévoir la constitution d’autres commissions (par exemple une commission des marchés). Dans ce cas, la désignation de leurs membres a également lieu lors de cette première réunion. 

Étape n°3 : établir le règlement intérieur du CSE

Tout CSE doit disposer d’un règlement intérieur. Ce document écrit définit le fonctionnement du comité et ses attributions, ainsi que celles des éventuelles commissions. Sa rédaction incombe généralement au secrétaire du CSE. Le règlement intérieur s’applique alors tout au long du mandat et lors des prochaines élections CSE. 

Les membres du CSE peuvent reprendre l’ancien règlement intérieur en vigueur lors du précédent mandat, le modifier ou en créer un nouveau. Son adoption est soumise au vote des membres du comité. 

Les clauses obligatoires du règlement intérieur du CSE

Si le contenu du règlement intérieur du CSE varie d’une entreprise à l’autre, certaines clauses doivent obligatoirement y figurer. C’est le cas pour :

• Les obligations comptables du comité, dont l’établissement d’un rapport d’activité et de gestion et d’un arrêté des comptes ;
• La présentation de sa gestion et des activités sociales et culturelles ;
• Les modalités de vote, d’affichage et de diffusion des procès-verbaux des réunions CSE. 

Si votre comité comprend une CSSCT ou une commission des marchés, le règlement intérieur doit contenir les clauses relatives à leur mise en place, leur fonctionnement et leurs moyens.  

Étape n°4 : remettre la documentation économique et financière de l’entreprise 

Lors de la première réunion du CSE, l’employeur doit fournir aux élus la documentation nécessaire à leur compréhension de la situation économique et financière de l’entreprise. Il peut enrichir ce dossier de tout élément qu’il juge nécessaire, selon l’entreprise, sa place dans un groupe et son secteur d’activité. 

Quels documents fournir aux élus lors de la première réunion du CSE ?

L’employeur doit obligatoirement transmettre aux élus :  

• La base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) ; 
• La forme juridique et l’organisation de l’entreprise ;
• Si l’entreprise est une société, la répartition du capital entre les actionnaires détenant plus de 10 % des parts ; 
• Si l’entreprise fait partie d’un groupe, son positionnement au sein de celui-ci. 

Étape n°5 : définir les budgets du CSE

Afin de mener à bien ses missions, le CSE dispose de 2 budgets : un pour son fonctionnement, et un second alloué aux activités sociales et culturelles. Lors de la première réunion du CSE, l’employeur doit informer les membres du CSE sur le montant et le versement de ces budgets. 

Le budget de fonctionnement du CSE

Le budget de fonctionnement permet au CSE d’assurer sa gestion courante. Il peut servir à financer des formations économiques, recourir à un expert-comptable ou rembourser les frais de déplacement des élus.  

Le montant du budget de fonctionnement doit égaler ou dépasser :  

• 0,2 % de la masse salariale brute dans les entreprises de moins de 2000 salariés ;
• 0,22 % de la masse salariale brute dans les entreprises de plus de 2000 salariés.

Le budget des activités sociales et culturelles (ASC)

Le budget ASC sert à proposer des activités sociales, culturelles et sportives dans l’entreprise. 

Si le code du travail ne définit aucun montant minimum pour la contribution de l’employeur au budget ASC, celle-ci est généralement déterminée par un accord d’entreprise ou une convention collective. Quoi qu’il en soit, la subvention ASC ne peut pas être inférieure à celle versée l’année précédente. 

Étape n°6 : rédiger le procès-verbal de la première réunion CSE 

Une fois la première réunion du CSE terminée, le secrétaire (ou son mandataire) se charge d’en rédiger le compte-rendu, appelé procès-verbal. Ce document doit ensuite être transmis aux membres du CSE dans les 15 jours suivant la réunion. Ceux-ci pourront proposer des modifications s’ils jugent cela nécessaire. Ensuite, chaque procès-verbal est soumis au vote en instance avant d’être diffusé aux salariés. 

Cas particulier : comment organiser la première réunion CSE pour une entreprise de moins de 50 salariés ?

Le Code du travail ne définit aucune obligation légale en matière d’organisation de la première réunion du CSE dans les entreprises de moins de 50 salariés. Par exemple, l’établissement d’un règlement intérieur est laissé au choix du comité. 

En règle générale, la première réunion du CSE dans les entreprises comptant moins de 50 salariés consiste à présenter les attributions du comité, et à examiner les questions que les élus souhaitent poser à la Direction. 

Cependant, un accord d’entreprise ou une convention collective peut imputer des missions particulières au CSE dans ces entreprises. La situation varie donc en fonction de votre structure.