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Comment réduire les contraintes de temps pour rendre les réunions du CSE plus efficaces ?

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Les réunions du Comité social et économique sont au cœur de l’activité de cette instance. Lors des séances, les élus informent la direction et consultent les délégués du personnel sur les changements qui pourraient impacter les salariés. Cependant, les réunions à rallonge peuvent être néfastes tant pour l’entreprise que pour les membres du CSE… Et pour cause, elles peuvent parfois s’étirer au-delà de l’horaire prévisionnel de fin. Et c’est d’autant plus contraignant si elles sont réalisées ailleurs que sur le lieu de travail ! Dès lors, combien de réunions du CSE par an prévoir dans votre entreprise et comment les optimiser au mieux ? Nous détaillons le nombre de réunions du CSE et les solutions pour gagner en efficacité dans cet article.

Quels sont les différents types de réunions du CSE ?

Les réunions du CSE portent sur les orientations stratégiques de l’entreprise, sa situation économique, la politique sociale interne, et les conditions de travail au sein de l’entreprise. Le déroulement des réunions de CSE dépend de l’ordre du jour. Plus celui-ci est long, plus la réunion risque de tarder ! On distingue deux types de réunions de CSE : les réunions ordinaires et extraordinaires. 

Les réunions CSE ordinaires 

Les réunions ordinaires sont aussi appelées les séances plénières. Le nombre de réunion du CSE selon le Code du travail dépend des effectifs de votre entreprise : 

  • une réunion tous les 2 mois dans les entreprises de moins de 300 salariés ;
  • une réunion par mois dans les entreprises de plus de 300 salariés.  

Ces séances sont généralement planifiées en concertation avec les membres du CSE. Le Président communique l’ordre du jour du CSE à l’avance aux élus. Cependant, certains événements imprévus demandent parfois à ce que le CSE se réunisse de façon exceptionnelle. 

Bon à savoir : peu importe le nombre de réunion du CSE, les séances ne sont pas considérées comme du temps de délégation. Elles s’organisent généralement pendant les heures de travail, mais organiser les réunions CSE en dehors des heures de travail est tout à fait envisageable.

Les réunions CSE extraordinaires 

Si un sujet urgent doit être discuté avant la prochaine séance plénière, les membres du CSE peuvent demander au président du comité d’organiser une réunion extraordinaire du CSE.

Une réunion extraordinaire du CSE peut être tenue si 2 membres du CSE le demandent ou si un imprévu survient, comme un accident ou un événement grave.

  1. Quel est le nombre de réunions pour un CSE de moins de 50 salariés ?

Le nombre de réunions pour un CSE de moins de 50 salariés est d’au moins une fois par mois pour les réunions dites ordinaires. Un accord collectif ou l’usage de l’entreprise peut rendre ces séances plus régulières. En revanche, diminuer la fréquence des réunions CSE n’est pas envisageable. 

Des réunions exceptionnelles peuvent s’organiser dès lors qu’un élu en fait la demande, dans une situation d’urgence par exemple. Lorsque l’employeur doit consulter le CSE, dans le cadre d’un projet de licenciement économique notamment, il peut également organiser une réunion.

  1. Quel est le nombre de réunions d’un CSE de plus de 50 salariés ?

Le nombre de réunions pour un CSE de plus de 50 salariés se définit dans un accord collectif majoritaire ou un accord majoritaire entre l’employeur et le comité. Néanmoins, la fréquence de réunion CSE ne peut être inférieure à six par an. En l’absence d’accord, les membres du CSE pourront se rassembler : 

  • tous les deux mois dans une entreprise de 50 à 299 salariés ; 
  • tous les mois dans les structures de plus de 300 salariés.

Bon à savoir : quatre réunions du CSE porteront obligatoirement sur les sujets de santé, de sécurité et de conditions de travail.

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Comment gagner du temps sur les réunions de CSE ? 

Les réunions du CSE peuvent s’avérer longues et dépasser l’horaire de fin prévisionnel. Cela ajoute donc du travail et de la charge mentale aux membres du CSE. Voici donc quelques astuces pour optimiser le temps de réunion du CSE.

Organiser des réunions préparatoires avant les séances plénières 

Cela peut sembler contre-intuitif, mais organiser une réunion préparatoire entre délégués du personnel avant une réunion ordinaire peut faire gagner beaucoup de temps en séance. 

En effet, en cas d’information-consultation du CSE, la direction peut être amenée à présenter des documents très fournis sur certains sujets. Prendre le temps de les lire en amont et de préparer un retour collectif des élus à leur sujet est un excellent moyen de ne pas perdre trop de temps en séance. 

Les réunions préparatoires doivent être décomptées du temps de délégation. 

Organiser les réunions sur le lieu de travail des élus ou à distance

Certaines entreprises prévoient des réunions du CSE en dehors des locaux pour plus de confort. Cependant, ce choix a pour effet d’ajouter aux élus une contrainte de temps supplémentaire concernant le temps de trajet, qui doit être indemnisé aux élus. 

Tenir les réunions sur le lieu de travail des élus leur évite d’avoir à effectuer un trajet qui devra en plus être indemnisé. 

En cas de réunion d’un CSE central impliquant des personnes de différents sites, la réunion à distance est un excellent moyen d’éviter aux membres du comité de s’engager dans de longs trajets pour quelques heures de réunion. 

Prévoir les réunions du CSE sur le temps de travail des élus

Devoir suivre le nombre de réunion du CSE en plus du temps de travail de la semaine peut représenter une charge mentale énorme pour les élus. De plus, les réunions de CSE sont considérées comme du temps de travail effectif et doivent donc être rémunérées comme telles. Afin de ne pas vous épuiser, mieux vaut tenir les réunions du CSE sur le temps de travail des élus.  

Déléguer la rédaction des PV de réunion de CSE 

En règle générale, c’est le secrétaire du CSE qui est en charge de rédiger le procès-verbal récapitulant les échanges importants des réunions. Cependant, cette tâche peut s’avérer longue et laborieuse. C’est pour cela que de nombreuses entreprises font le choix de déléguer la rédaction des PV de réunions à des prestataires extérieurs. 

Notre expert juridique des CSE Qiiro accompagne les CSE sur tous les aspects juridiques de la vie du comité, de la formation des élus à l’assistance juridique, en passant par la rédaction des comptes-rendus de réunions ! 

En déléguant à Qiiro la rédaction des PV de réunion du CSE, votre comité gagnera un temps précieux tout en s’assurant d’avoir un compte-rendu de réunion fiable et professionnel.

Les points à retenir 
  • les réunions du CSE ont pour but de permettre à la direction d’informer et de consulter les délégués du personnel sur des questions relatives à la politique de l’entreprise ; 
  • le nombre de réunion CSE obligatoire dépend de l’effectif de votre entreprise, au moins une fois par mois pour les entreprises de moins de 50 salariés, une fois tous les 2 mois pour les structures de moins de 300 salariés et une fois par mois pour les entreprises de plus de 300 salariés ;
  • les réunions extraordinaires sont exceptionnelles et sont tenues lorsqu’un sujet ne peut attendre la prochaine séance plénière ; 
  • le nombre de réunion du CSE n’est pas décompté du temps de délégation des élus ; 
  • réduire le temps des réunions du CSE permet d’atténuer la charge mentale des élus et de gagner de l’argent sur les frais associés à ce travail supplémentaire ;
  • organiser des réunions préparatoires sur le temps de délégation permet d’écourter les séances plénières ;
  • tenir le nombre de réunion CSE à distance ou sur le lieu de travail des élus évite d’avoir à payer les frais de déplacement et d’alourdir l’emploi du temps des élus ;
  • prévoir les réunions sur le temps de travail des élus évite de leur occasionner une charge mentale excessive et d’avoir à rémunérer des heures supplémentaires ;
  • déléguer la rédaction des procès-verbaux de réunion de CSE fait gagner du temps au secrétaire du CSE. Notre partenaire Qiiro peut vous accompagner pour la rédaction de PV de réunion et pour tout type d’assistance juridique.