Chèque cadeau CSE : le guide complet

Lisa Vallini

10 min de lecture

S’il y a un avantage qui a la côte dans le monde salarial, c’est bien le chèque cadeau CSE. Comment mettre en place cette gratification appréciée, à quoi sert-elle et peut-on bénéficier d’une exonération ? On vous dit tout dans les prochaines lignes !

Le chèque cadeau CSE : késako ?

Ça sert à quoi un chèque cadeau CSE ?

Le chèque cadeau CSE fait depuis longtemps partie du paysage français et il a conquis le cœur de nombreux salariés puisqu’il reste un des avantages favoris en entreprise avec la billetterie. Sous format papier ou dématérialisé, ces réductions permettent d’obtenir un crédit d’achat qui s’échange en magasin ou en ligne contre des produits ou des services. Bien qu’aujourd’hui la plupart des bons d’achat soient multi-enseignes, il existe tout de même des chèques cadeaux valables uniquement dans une boutique. 

Bon à savoir : le format digital séduit de plus en plus puisqu’il limite le stockage du côté du CSE et évite les risques de vol ou de perte pour les utilisateurs. Pour y voir plus clair, on vous a dressé un comparatif du chèque papier et du chèque dématérialisé.

Si vous êtes élu du comité social et économique, vous connaissez bien les chèques cadeaux puisque c’est vous qui distribuez ces avantages à vos collègues. Les entreprises ne disposant pas de CSE (aka celles de moins de 11 salariés depuis l’ordonnance Macron) peuvent malgré tout proposer des chèques cadeaux, le gérant se charge alors de la distribution. Dans tous les cas, ces bons d’achat ne figurent pas sur le bulletin de paie ou le bulletin de salaire, contrairement aux avantages en nature

Bon à savoir : savez-vous que ce sont nos voisins outre-Atlantique qui ont inauguré les chèques cadeaux ? Et oui, ce système est importé des États-Unis où il fut déployé dans les années 80.

Quand offrir des chèques cadeaux CSE ?

Toutes les occasions sont bonnes pour offrir un bon cadeau, vous ne croyez pas ? Même si on aimerait en profiter tous les mois, la distribution de ce moyen de paiement dépend des événements que vivent les salariés à titre individuel ou du calendrier : naissance, mariage, rentrée scolaire ou fêtes de fin d’année par exemple. De quoi parle-t-on exactement ? Et bien des 11 événements listés par l’Urssaf et qui sont éligibles pour une exonération de cotisations sociales (patience, on vous détaille tout ça plus bas).

En plus de ces moments uniques dans l’année, vous pouvez aussi récompenser vos salariés lors d’une opération d’incentive, les motiver avec un challenge commercial ou au cours d’un processus de cooptation. Dans ce cas-là, la réglementation diffère de l’exemple précédent, ces versements seront soumis au régime de droit commun. 

Bon à savoir : 98 % des chèques distribués ne finissent pas au fond d’un tiroir, mais sont bel et bien dépensés. D’ailleurs, 70 % d’entre eux le sont dès 3 mois après leur distribution (étude ProwebCE). Quand on vous disait qu’ils avaient du succès !

Dans quelles enseignes les dépenser ?

Tout dépend de votre chèque cadeau CSE. Si vous possédez une carte mono-enseigne, dans ce cas vous n’aurez pas beaucoup de choix pour faire vos emplettes : vous devrez vous rendre dans la boutique ou le site marchand concernée par le bon d’achat. 

En revanche, si votre entreprise ou votre CSE vous délivre un chèque multi-enseignes, alors là, le catalogue s’étend à tous les magasins partenaires. La variété des boutiques dépend des distributeurs.

Pourquoi offrir des chèques cadeaux CSE ?

Les avantages pour l’entreprise

Une gestion simplifiée

On ne va pas se mentir, la gestion des chèques cadeaux pour le CSE ou l’employeur représente une opération qui prend du temps et empiète sur les autres responsabilités de l’entreprise. Au lieu de frôler le burn-out, vous pouvez opter pour une solution dématérialisée qui va simplifier l’achat du chèque cadeau CSE. 

Avec cette option, vous pouvez verser le montant de votre choix à vos destinataires que vous aurez préalablement importé manuellement ou via un fichier Excel. La centralisation des informations sur une plateforme dédiée fait gagner un temps précieux aux comités et aux employeurs.

Une mise en place éclair

Le format dématérialisé ne permet pas seulement de soulager votre organisation, il simplifie aussi votre achat. Avec cette solution, il vous suffit de commander dans votre espace dédié, de valider votre panier et le tour est joué. 

Cédric Charteau, élu CSE à la Commission Enfance de son entreprise Technip Energies, nous raconte comment le fonctionnement de Glady s’est montré utile et pratique dans des périodes chargées.

Bon à savoir : en plus d’une gestion simplifiée, le chèque cadeau CSE bénéficie d’une fiscalité avantageuse puisqu’il peut être exonéré de cotisations sociales. Une raison supplémentaire d’offrir cette gratification à vos employés !

Des économies sur l’année

La version papier des chèques cadeaux CSE s’accompagne de frais d’impression, de livraison, de stockage et de distribution qui ne passent pas inaperçus mis bout à bout. L’achat des chèques en ligne présente l’avantage de réduire les dépenses et d’alléger votre budget. Et cerise sur le gâteau, cette méthode présente des avantages indéniables pour la planète puisqu’elle réduit le gaspillage

Un avantage sans aucun engagement 

Avec un chèque cadeau CSE, vous participez activement à la vie de l’entreprise en célébrant tous les événements de l’année. Vous partagez les moments forts de vos collaborateurs, contribuez à leur pouvoir d’achat et faites plaisir à vos salariés avec un avantage qui a du sens. Sans oublier que la mise en place de cette gratification demeure à l’initiative de l’employeur, aussi il révèle un engagement de votre part pour le bien-être salarial. Néanmoins, vous n’avez aucune obligation : si vous souhaitez arrêter de distribuer un chèque cadeau après une année difficile ou pour toute autre raison, vous êtes le seul décisionnaire. 

Bon à savoir : l’attribution de chèque cadeau reste non obligatoire. Néanmoins, elle présente des avantages indéniables, si bien qu’il serait dommage de faire la sourde d’oreille et de ne pas les proposer. D’autant plus que cette gratification appréciée a de fortes chances de valoriser la marque employeur de l’entreprise. Alors, vous êtes prêts à vous lancer ?

Des avantages pour les salariés

Augmentation du pouvoir d’achat

L’avantage le plus souvent mis en avant pour les chèques c’est bien celui du pouvoir d’achat. Il faut dire que la situation actuelle ne fait aucun cadeau à nos porte-monnaies, alors une réduction est souvent la bienvenue. D’autant plus qu’elle intervient généralement au cours d’événements où les dépenses s’accumulent, comme au moment de déposer des paquets sous le sapin de Noël. 

Les chèques cadeaux CSE permettent de se faire plaisir et de gâter ses proches avec un peu plus de sérénité. Et puisqu’ils sont exonérés de charges sociales, chaque euro distribué pourra être dépensé.

Liberté d’utilisation : en ligne ou en magasin

Aujourd’hui, le e-commerce a conquis nos habitudes de consommation avec une hausse de 15,1 % en 2021. Sans détenir une boule de cristal, on peut déjà estimer que ces chiffres vont continuer à augmenter dans les prochaines années. 

Que vous ayez été séduits par les possibilités du web, que vous préfériez voir vos produits avant de les acheter ou simplement participer à l’économie locale, avec le chèque cadeau CSE vous avez le choix entre une dépense en ligne ou en boutique. 

Accès à une plateforme sécurisée

Avant, le suivi des chèques cadeaux papier dépendait de ses compétences organisationnelles et de sa capacité à répondre rapidement à la question : « où ai-je mis mon chèque cadeau ? ». Si vous ressemblez plus à Phoebe qu’à Monica dans la série Friends, cette étape devait vous donner des sueurs froides. 

Avec une plateforme sécurisée sur ordinateur ou mobile, la gestion des chèques cadeaux se retrouve simplement en ligne, sur votre compte protégé par un identifiant et un mot de passe. Vous n’aurez plus à craindre de perdre votre chèque ou de ne pas le retrouver au moment où vous souhaitez vous en servir. En revanche, n’oubliez pas de noter vos informations de connexion.

Un avantage à portée de main

Imaginons un instant : vous vous trouvez devant une de vos vitrines préférées et vous craquez sur un magnifique produit. C’est l’occasion parfaite pour sortir votre chèque cadeau, mais… Vous ne le trouvez pas dans votre sac ! 

Pour éviter cette situation, les chèques cadeaux CSE dématérialisés sont disponibles à tout instant en ligne ou depuis une application mobile. Comme ça, vous êtes certains de toujours avoir vos réductions dans vos poches.

Les avantages du chèque cadeau Glady

Le rendu du perdu périmé

Que devient l’argent non utilisé sur les bons d’achat de vos bénéficiaires ? Souvent, il finit au même endroit que le chèque cadeau CSE expiré : à la poubelle. Et bien avec la version Glady, vous ne perdrez plus un centime. Dès qu’un chèque périme, vous récupérez les sommes restantes pour les redistribuer lors de vos prochaines opérations. 

Un suivi en temps réel

La gestion des chèques cadeaux peut vite devenir chronophage et complexe. Pour simplifier le quotidien des comités d’entreprise, on vous propose une plateforme unique sur laquelle vous pouvez suivre en temps réel la consommation de vos bénéficiaires. Vous pouvez dire adieu aux tableaux Excel !

Un service sur-mesure

Il n’y a rien de plus énervant que perdre un bon de réduction parce qu’on l’a tout simplement oublié. Pour anticiper la fin de validité d’un chèque cadeau CSE, vous bénéficiez d’une relance automatique. Comme ça, vous connaissez les bénéficiaires qui ont oublié d’utiliser leurs chèques comité d’entreprise et vous pouvez leur rappeler de le dépenser avant qu’il périme. On est certains que ces notifications feront des heureux dans l’entreprise.

Quelle est la réglementation des chèques cadeaux CSE ?

Tout comprendre sur les plafonds et l’exonération

Par principe, les cadeaux et bons d’achat distribués aux salariés par le CSE ou l’employeur sont soumis aux cotisations de Sécurité sociale. Néanmoins, l’Urssaf propose une exonération du paiement des cotisations et contributions sociales à hauteur de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale au cours d’une année civile. Ainsi, si le montant versé aux bénéficiaires n’excède pas ce chiffre (171 € en 2022), alors il ne sera pas assujetti aux cotisations de Sécurité sociale. Plutôt simple, n’est-ce pas ?

En revanche, les choses changent lorsque ce seuil est dépassé sur l’année civile. Dès lors, il faudra vérifier pour chaque événement ayant donné lieu à l’attribution d’un chèque cadeau CSE s’il remplit les trois conditions suivantes : 

  • il est en lien avec les événements Urssaf éligibles ;
  • la dépense du bon d’achat correspond à l’événement en question ;
  • le montant du chèque est conforme aux usages (seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par événement et par année civile [oui, oui, vous pouvez cumuler les chèques tant qu’ils rentrent dans ce cadre]).

Si ces trois conditions ne sont pas remplies, alors le chèque cadeau CSE est soumis aux cotisations sociales dès le 1er euro. Et oui, ça ne rigole pas.

Bon à savoir : comment faire si deux conjoints travaillent dans la même entreprise ? C’est simple, on suit la même procédure pour chacun d’eux. Si un événement les concerne tous les deux, comme un mariage, un pacs ou une naissance par exemple, alors un bon d’achat sera remis à chacun à titre individuel. 

Suivre les événements Urssaf à la lettre

Pour y voir plus clair sur les conditions d’exonération d’un chèque cadeau CSE, il faut maintenant détailler les événements qui peuvent donner lieu à la distribution d’un chèque cadeau aux yeux de l’Urssaf : 

Bon à savoir : les coutumes locales comme la Sainte-Barbe ne rentrent pas dans les événements qui bénéficient d’une exonération de cotisations sociales. Et oui, sinon ça pourrait introduire une discrimination entre les salariés et entre les régions.

Un chèque cadeau oui, mais pas pour n’importe quel cadeau

On pourrait croire qu’une fois le chèque cadeau CSE distribué, la responsabilité de l’entreprise s’arrête là, pourtant les choses s’avèrent un peu plus nuancées. En effet, pour bénéficier d’une exonération, l’Urssaf est très claire : il faut que le chèque corresponde à un événement, que le salarié soit concerné par celui-ci et qu’il dépense son montant dans une enseigne en lien avec l’événement célébré. 

Au risque de vous décevoir, ce n’est pas possible d’acheter un nouveau sac à dos pour un trek dans les Cévennes avec un bon d’achat pour la rentrée scolaire. En revanche, vous pourrez le dépenser au rayon fourniture scolaire, livre, vêtement ou micro-informatique.

Bon à savoir : quel que soit l’événement que vous fêtez, vous ne pourrez échanger votre chèque cadeau CSE contre un plein d’essence ou un caddie rempli avec vos prochaines courses. 

Respecter l’éligibilité des salariés et la périodicité du chèque

En plus des produits que vous achetez, la période où vous délivrez un chèque cadeau joue également un rôle. Il faut avouer qu’un bon d’achat pour fêter Noël attribué en juillet sera un peu hors contexte au moment des vacances d’été. Sans surprises, le titre de paiement sera alors assujetti aux cotisations de Sécurité sociale. Voilà une bonne raison de jeter un œil attentif au calendrier !

Une dernière précision qui a son importance : lorsque l’entreprise ou le CSE donne un chèque cadeau, le bénéficiaire doit être concerné par l’événement. De ce fait, un salarié sans enfant ne peut pas prétendre à un bon d’achat pour la rentrée scolaire, la fête des mères ou des pères, ainsi que le Noël des enfants. De même, si vous êtes un homme non marié et que vous fêtez vos 29 ans, vous ne pouvez pas profiter d’un chèque cadeau pour la Saint-Nicolas. Pour ça, il faudra encore patienter un an.

Bon à savoir : distribution de chèque cadeau CSE ne rime jamais avec discrimination. Peu importe l’âge, le sexe, l’origine, la religion, l’appartenance à un syndicat ou la participation à une grève : on est tous logés à la même enseigne face aux règles de l’Urssaf.

Lisa Vallini