Procès-verbal CSE : le guide ultime pour vous accompagner

Avant toute chose, qu’est-ce qu’un procès-verbal ? 

Un procès-verbal est un document écrit qui retrace fidèlement les discussions, les décisions et les résolutions prises lors d’une réunion ou d’une assemblée. On croise souvent ce terme après une altercation en voiture (oui, on parle bien du constat) ou dans le domaine judiciaire. Bien sûr, quand il est question du CSE, on est loin du tribunal, mais vous allez vite comprendre le rapprochement.

Dans le contexte du comité, un procès-verbal est établi pour chaque réunion du CSE afin de consigner les points abordés, les débats, les prises de décision et les votes. Il ne s’agit pas d’une simple formalité puisque ce compte rendu sert de preuve juridique en cas de litiges ou de vérifications ultérieures.

Le procès-verbal sert à la fois de preuve tangible, d’archive et de référence : c’est un véritable gage de la transparence et de la responsabilité du CSE. Grâce à une trace historique des délibérations et des résolutions adoptées, la continuité et la cohérence des actions du comité sont assurées.

Bon à savoir : un absent à la précédente séance ? Pas de problème, après la lecture du procès-verbal, ce sera (presque) comme s’il y était. 

Parmi les membres du CSE, qui s’occupe de la rédaction ?

Pour le savoir, laissons parler le Code du travail, l’article L2315-34 pour être précis : 

« Les délibérations du comité social et économique sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire du comité dans un délai et selon des modalités définis par un accord conclu dans les conditions prévues au premier alinéa de l’article L2312-16 ou, à défaut, par un décret. »

Aucune place au mystère ici, c’est bien le secrétaire du comité qui a la responsabilité d’établir le procès-verbal d’une réunion CSE. 

Bon à savoir : la direction est écartée de la rédaction parce que la loi considère que l’employeur ou son représentant peut être partial, c’est-à-dire qu’il y a un risque de fausser la transcription des échanges. 

Si pendant la rédaction, le secrétaire est seul devant son papier ou son ordinateur, il n’en va pas de même pour le résultat. Et oui, une fois finalisé, le procès-verbal devra être soumis à l’approbation des membres et de l’employeur afin de le valider ou d’opérer des modifications. À la réunion suivante, le procès-verbal est adopté par l’ensemble des membres (ce sera même le premier point à l’ordre du jour !). 

Bon à savoir : d’un point de vue légal, il n’y a pas d’obligation de signer le PV du CSE. Dans la pratique, il est coutume de le faire pour attester que le secrétaire a bien établi ce document. C’est aussi une belle occasion de montrer ses talents en calligraphie.

Que se passe-t-il si le secrétaire est absent le jour J et que le secrétaire adjoint ne peut pas prendre le relais ? Dans ce cas exceptionnel, les membres désignent sous forme d’un vote un titulaire présent pour prendre la place du secrétaire pendant la séance. Si le scrutin n’a pas lieu, on est face à un délit d’entrave.

Quel est le délai pour établir un procès-verbal ?

D’après le Code du travail (article R2315-25), le PV de réunion doit être rédigé et communiqué dans les 15 jours suivants la tenue de la réunion, sauf si une nouvelle séance a lieu avant. Dans ce cas-là, pas le choix, il faudra raccourcir le délai.

Bon à savoir : certaines conventions collectives ou accords d’entreprise donnent des échéances précises pour la rédaction et l’approbation des procès-verbaux.

Quel que soit le temps imparti, on ne peut que vous conseiller de vous atteler à la tâche rapidement, sous peine de complètement oublier les propos de la réunion avec le temps… Plus le souvenir des discussions sera frais, plus la rédaction du rapport sera détaillée et facile à compléter.

Lorsque les membres du CSE auront déposé leur mention « lu et approuvé », hors de question de ranger le PV dans un tiroir. Et oui, le document doit être diffusé aux différentes parties concernées : les membres du comité, la direction de l’entreprise, les représentants syndicaux et éventuellement les salariés. Bien entendu, aucune diffusion n’est possible avant l’approbation du comité. 

Bon à savoir : les procès-verbaux portant sur le projet de licenciement d’un salarié protégé, le projet de licenciement économique collectif ou contenant des informations du bilan social dans les entreprises de plus de 300 salariés sont transmis ou mis à disposition de l’inspecteur du travail (articles R2421-10, L1233-48 et L2312-31 du Code du travail). 

Rédaction d’un procès-verbal CSE conforme au Code du travail : mode d’emploi

S’il n’existe pas de modèle de procès-verbal CSE précis, on vous propose 5 grandes étapes pour structurer votre document dans les règles de l’art.

1. Introduction

Pas de pièges dans cette première partie, il vous suffit de commencer le procès-verbal par l’identification de la réunion : 

• la date ;
• l’heure de début et de fin, ainsi que les éventuelles suspensions de séance ;
• le lieu ; 
• les personnes présentes, en précisant les membres du CSE, les invités et les représentants de la direction ;
• la liste des absents. 

1. Ordre du jour 

Vous l’avez sûrement vécu, une réunion sans ordre du jour peut vite devenir incontrôlable ! Mieux vaut donc prendre les devants et définir une direction avant d’être dépassé. 

Dans cette partie, présentez l’ordre du jour de la réunion, en énumérant les sujets abordés, notamment l’approbation du procès-verbal de la session précédente.

1. Développement des discussions

On rentre dans le cœur du sujet. Il est temps de faire un résumé objectif et précis des discussions et opinions exprimées pendant la réunion. Même si ce n’est pas toujours simple, il est important de rester le plus neutre possible. 

Les propos diffamatoires ou injurieux, ainsi que les informations présentées comme confidentielles par l’employeur, n’ont pas leur place dans le rapport. Par ailleurs, il est interdit de mentionner le nom des personnes n’assistant pas à la séance.

Vous n’avez pas besoin d’une plume affûtée pour rendre compte des discussions, un langage clair et concis sera amplement suffisant.

Bon à savoir : si la rédaction n’est pas votre fort, il est possible de vous faire assister par un rédacteur indépendant pour la transcription du procès-verbal. Le rédacteur sera alors soumis à la même obligation de discrétion que les membres : ce qui se passe dans le comité, reste dans la comité.

Vous avez du mal à prendre des notes et avez peur d’oublier un passage important ? Sachez que vous avez le droit d’enregistrer les réunions du comité. On va même aller plus loin et dire que c’est fortement recommandé ! 

Pour rassurer tout le monde, n’oubliez pas d’inscrire dans le règlement intérieur le recours à l’enregistrement, les personnes y ayant accès et la durée de conservation. Une fois le PV approuvé, l’enregistrement peut tout à fait être supprimé.

Bon à savoir : l’enregistrement de la session ne signifie pas que le délai de rédaction s’allonge… Pour éviter d’accumuler les retards, mieux vaut agir rapidement, tout comme vous l’auriez fait avec des notes.

1. Décisions prises

Documentez clairement toutes les décisions prises lors de la réunion et notamment quelles résolutions ont été votées à la majorité, à l’unanimité ou par un autre mode de scrutin. 

Si des mesures complémentaires doivent être prises, c’est le moment parfait pour les indiquer.

1. Clôture de la réunion

Faites un compte rendu de la fin de la réunion en mentionnant l’heure à laquelle elle s’est terminée, les prochaines étapes prévues et la date de la session suivante. 

Enfin, le moment tant attendu : le secrétaire peut apposer sa plus belle signature.

Bon à savoir : corrections, modifications ou contestation peuvent être apportées par les membres du comité, à l’exception des invités de la séance.

Procès-verbal CSE et compte rendu : du pareil au même ?

Entre procès-verbal et compte rendu de réunion CSE, la nuance est souvent fine et on comprend votre confusion. La principale différence entre les deux réside dans la valeur juridique : le compte rendu est un outil pratique, le procès-verbal est une obligation légale.

Bon à savoir : comment faire un compte rendu ? On vous explique tout dans notre article.

À la différence du procès-verbal, le compte rendu n’a pas de poids en cas de litige. Lors d’un contentieux, ce document équivaut à une attestation devant les juridictions. En revanche, le procès-verbal a une dimension officielle et une valeur juridique sur le terrain du contentieux. 

Autre distinction de taille : tous les membres peuvent s’occuper de la rédaction d’un compte rendu, contrairement au procès-verbal. 

Bon à savoir : il existe un procès-verbal des élections du CSE qui récapitule l’ensemble du processus électoral. Tout comme les réunions, ce rapport peut être utilisé comme preuve en cas de contestation ou de réclamation.