La jurisprudence Chèque Cadeau en entreprise : impact sur les politiques et pratiques RH

La jurisprudence du chèque cadeau en entreprise : de quoi parle-t-on ?

Avant toute chose, accordons-nous sur la définition de la jurisprudence. D’après le dictionnaire juridique, ce terme fait référence à l’ensemble des arrêts et jugements rendus par les Cours et les Tribunaux sur une situation juridique donnée. 

Les décisions judiciaires à propos des chèques cadeaux en entreprise ont souvent établi des limites claires au sujet de la distribution et de l’utilisation des chèques afin d’éviter tout abus ou inégalité entre collègues. Voyons tout ça de plus près…

Chèque cadeau en entreprise : comment ça marche ?

Vous êtes présumé assujetti, sauf preuve du contraire

Sur ce point, la réglementation du chèque cadeau est claire : les cadeaux et bons d’achat offerts aux salariés par le Comité social et économique (CSE) ou par l’employeur en l’absence de comité, sont par principe soumis aux cotisations de Sécurité sociale. En effet, il s’agit d’un avantage attribué « en contrepartie ou à l’occasion du travail » (sauf s’il s’agit de secours). 

Toutefois, et c’est là que les choses se compliquent, l’Urssaf admet des tolérances ministérielles. Sous certaines conditions, ces avantages peuvent être exonérés de cotisations et contributions de Sécurité sociale.

Bon à savoir : les chèques cadeaux ne se substituent en aucun cas à la rémunération ! Impossible de réduire le salaire d’un collègue en échange d’un ou de plusieurs chèques cadeaux.

Cas n°1 : vous ne dépassez pas le seuil

Le montant global de l’ensemble des cadeaux et bons d’achat attribué à un salarié au cours d’une année civile n’excède pas 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale ? Félicitations, vous êtes exonérés du paiement des cotisations et contributions sociales.

Cas n°2 : vous dépassez le seuil, mais vous remplissez les conditions d’exonération

Dès que vous dépassez le seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale, vous ne pouvez plus bénéficier de l’exonération. Enfin, presque. Si vous remplissez trois conditions, l’Urssaf vous accordera une exception.

Le chèque cadeau concerne un événement éligible

Vous n’êtes pas sans savoir que certaines périodes s’accompagnent de plus grandes dépenses… Heureusement, l’Urssaf en a conscience aussi ! Pour cette raison, elle a inscrit 11 événements éligibles pour lesquels la distribution de chèques cadeaux aux employés bénéficie d’une exonération : 

• naissance, adoption ;
• mariage, pacs ; 
• départ à la retraite ;
• fête des mères et des pères ; 
• Sainte-Catherine et Saint-Nicolas ; 
• Noël pour les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile ;
• rentrée scolaire pour les enfants des salariés jusqu’à 26 ans révolus dans l’année d’attribution du chèque.

Pour que cette première condition à l’exonération soit remplie, il faut que le salarié soit concerné par l’événement. Et oui, un employé sans enfant ne pourra pas recevoir de bon d’achat pour la rentrée scolaire par exemple.

Bon à savoir : les usages locaux comme la Sainte-Barbe ne peuvent être exonérés de cotisations et contributions sociales. De cette manière, l’Urssaf assure un principe de non-discrimination entre les régions.

L’utilisation du chèque cadeau concerne l’événement en question

Pour rester dans les clous, le bon d’achat doit mentionner la nature du bien qu’il permet d’acheter. Si on reprend l’exemple de la rentrée scolaire, vous ne pourrez dépenser le chèque que pour des biens en lien avec l’événement comme des fournitures scolaires, des livres, des vêtements ou de la micro-informatique.

Bon à savoir : un bon d’achat ne peut pas être échangé contre du carburant ou des produits alimentaires, sauf ceux dits de luxe dont le caractère festif est reconnu.

En plus de la nature du bien, cette deuxième condition comprend aussi la question du timing. Si vous dépensez ou distribuez votre bon « rentrée scolaire » en décembre alors que l’événement a eu lieu en septembre, les choses se corsent… Et oui, dans ces cas-là, on ne pourra plus considérer que le chèque cadeau est en relation avec l’événement. Dès lors, les cotisations referont leur apparition.

Le montant dépensé reste dans la limite du raisonnable

Le montant d’un chèque cadeau ne doit pas être disproportionné. D’accord, mais comment savoir quel montant est acceptable ? Tant qu’il reste en dessous du seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par événement et par année civile, la dernière condition est remplie. 

Notons tout de même un cas particulier : lorsque deux conjoints travaillent dans la même entreprise, alors le seuil vaut pour chacun d’eux.

Bon à savoir : si vous offrez un chèque cadeau à l’occasion d’un événement éligible par l’Urssaf et qu’il est sans lien direct avec votre activité professionnelle, alors vous n’avez pas à le déclarer aux impôts.

Les limites légales à prendre en compte

Aspect non obligatoire

Les tribunaux considèrent les bons d’achat ou chèques cadeaux comme du salaire qui doit être soumis à charge. Offrir des chèques cadeaux relève d’une tolérance administrative énoncée dans des circulaires du ministère des Affaires sociales reprises par l’Urssaf (notamment l’instruction ministérielle du 17 avril 1985). 

En tant qu’avantage, le chèque cadeau ne peut revêtir un caractère obligatoire. Aucun accord collectif ou contrat de travail ne peut imposer sa mise en place. 

Aspect non discriminatoire

Lorsqu’un comité ou un employeur décide de distribuer des chèques cadeaux, il ne peut pas ignorer tel ou telle collègue. Ce petit plus pour le pouvoir d’achat ne peut, sous aucun prétexte, devenir un moyen de pression ou une sanction. Les retards, absences, résultats, performances ne constituent pas des motifs valables pour déposséder un collègue de son avantage.

D’autre part, priver un salarié de chèques cadeaux en raison de son sexe, de son âge, de son appartenance religieuse ou syndicale, son origine, sa participation à un mouvement social, constitue un acte discriminatoire. Et vous l’aurez compris, l’attribution d’un chèque cadeau ne rime jamais avec discrimination.

C’est simple, cet avantage doit être remis indifféremment à tous les membres d’une entreprise, peu importe la catégorie professionnelle, le niveau de rémunération ou le type de contrat de travail.

Si on résume : tout salarié en période d’essai, en stage, en alternance, en CDD, en CDI, à temps partiel, à temps complet, en cours de préavis ou en congé est éligible au chèque cadeau du CSE.

Bon à savoir : la sanction pour les entreprises qui ne respectent pas les critères de non-discrimination est la réintégration des titres cadeaux dans l’assiette des cotisations.

La question de l’ancienneté, du congé parental et de l’arrêt maladie

Ce sujet épineux a fait l’objet d’un arrêté ministériel publié au Journal officiel du 6 mai 2014. M. Hervé Pellois, secrétaire de la commission des affaires économiques, a demandé son avis au ministre de l’Emploi, du Travail, de la Formation professionnelle et du Dialogue social.

Dans sa réponse, le ministère reprend les conditions d’attribution du chèque cadeau de l’Urssaf : « les employeurs ou comités d’entreprise peuvent, dans le cadre de leur politique sociale et en dehors de l’octroi de secours, utiliser des critères leur permettant de réserver ou de moduler les avantages accordés aux salariés dans le cadre des activités sociales et culturelles. Toutefois, ils ne peuvent se référer à des éléments dont l’utilisation constitue une discrimination au sens de l’article L. 225-1 du Code pénal. »

Il n’y a donc aucun doute : le critère d’ancienneté et de la présence effective sur l’année sont des éléments discriminatoires. Dès lors, l’attribution de chèques cadeaux doit être totalement objective si elle est individuelle. 

Les personnes en congé maternité, paternité, parental d’éducation, ou en arrêt maladie, ont donc le droit de recevoir des chèques cadeaux. La raison est simple : pendant une période de congé, le contrat de travail est suspendu, mais le salarié est toujours pris en compte dans l’effectif de l’entreprise.

La dématérialisation

Saviez-vous que les bons d’achat ou chèques cadeaux peuvent être dématérialisés ? Ils figurent dans la liste des titres spéciaux de paiement dématérialisés autorisés de l’article L. 525-4 du code monétaire et financier. Une excellente nouvelle pour simplifier la gestion des CSE et des bénéficiaires !

Refus de chèque cadeau

Même si elle est fortement encouragée, la distribution de chèques cadeaux n’est pas obligatoire. Le seul impératif imposé est de ne pas avoir recours à des critères discriminants. L’employeur ou le comité ne peut pas faire preuve de favoritisme, tout le monde est logé à la même enseigne dans l’entreprise.

Par ailleurs, si un salarié souhaite refuser un chèque parce qu’il n’est couvert que partiellement par l’entreprise, il en a tout à fait le droit.

Bon à savoir : le montant d’un chèque cadeau ne peut pas être différent par salarié.

Les meilleures pratiques pour rester en conformité avec la jurisprudence

Vous l’aurez remarqué, la jurisprudence relative aux chèques cadeaux a fortement impacté les politiques et les pratiques des ressources humaines en entreprise. Voici quelques pistes à suivre pour adopter les meilleures pratiques au bureau :

• faites preuve de transparence et fournissez aux employés des informations claires et complètes sur la fiscalité et les implications des chèques cadeaux ;
• valorisez l’équité en élaborant des politiques de distribution qui évitent toute discrimination ; 
• respectez les limites légales évoquées précédemment ;
• restez informé sur les règles en vigueur pour adapter votre pratique aux évolutions ;

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