Repas d’affaires et déplacements : titres-restaurant ou note de frais ?

1. Titre-restaurant ou note de frais ?

En déplacement

Le titre-restaurant est un moyen de paiement en partie financé par le chef d’entreprise et qui permet aux salariés de pouvoir se restaurer lorsque l’entreprise ne bénéficie pas d’une cantine ou d’un espace de restauration dans les locaux de l’entreprise. Grâce à ce mode de paiement, les salariés peuvent régler leurs repas chez différents restaurateurs et commerçants ou certains achats alimentaires dans une grande surface.

Même si d’ordinaire, les titres-repas ne sont pas utilisables le week-end et les jours fériés, il est désormais possible de régler jusqu’à 38€ dans les restaurants tous les jours jusqu’au 31 décembre 2020.

Pour les salariés, le chèque-déjeuner est un avantage social non imposé qui permet à ces derniers de gagner en pouvoir d’achat. En effet, le chef d’entreprise doit financer le titre-restaurant à raison d’une participation patronale entre 50% et 60% de la valeur nominale du titre.

Et pour l’employeur, c’est un bon moyen de prendre en charge la restauration du personnel salarié et de prévoir plus facilement son budget. De plus, l’employeur est exonéré de charges sociales sur le financement des titres-restaurant dans la limite de 5,55€ par jour travaillé et par salarié.

Déplacement au sein de votre zone géographique

Toutefois, il faut garder à l’esprit que la plupart des titres-restaurant, notamment les titres papiers ne sont valables que dans une zone limitrophe définie. Si vous habitez à Paris, vous ne pourrez logiquement pas utiliser vos titres-restaurant à Nice.

Toutefois, si vous partez en déplacement qu’une journée dans votre zone géographique et que vous rentrez chez vous le soir, l’employeur peut vous proposer de vous rembourser uniquement vos frais de transports et pour déjeuner vous utiliserez donc vos titres-restaurant.

Déplacement en dehors de votre zone géographique et/ou travail de nuit

 De ce fait, si vous partez en déplacement en dehors de votre zone géographique limitée ou êtes amené à travailler de nuit, vous pourrez demander à votre chef d’entreprise comment il souhaite prendre en charge les dépenses engagées comme vos trajets ou vos repas. Plusieurs cas de figure sont à envisager pour le repas du midi :

• Votre employeur ne souhaite pas prendre en charge votre repas du midi : Dans ce cas, il vous sera demandé d’utiliser vos titres-restaurant afin de vous alimenter.
• Votre employeur souhaite prendre en charge votre repas du midi : Lorsqu’un employeur décide de prendre en charge les repas des salariés en déplacement, deux options s’offrent à lui. La première, la plus connue, est la note de frais : l’employeur remboursement alors l’intégralité du repas, sous réserve qu’un justificatif lui soit présenté. La deuxième, l’indemnité de repas forfaitaire : prévue par la loi, c’est une somme au préalablement indiquée au salarié, qui ne lui sera pas possible de dépasser, et qui ne nécessite aucun justificatif.

En résumé : Soit l’employeur rembourse les frais de repas et de ce fait les salarié ne pourront pas recevoir de titres-restaurant pour ce jour ou l’employeur demandera au salarié d’utiliser ses titres-repas.

Exemple : L’entreprise Brue distribue à ses salariés des titres-restaurants pour les jours travaillés. Cependant un commercial part en déplacement pour négocier un contrat avec un gros client, l’entreprise décide de lui rembourser ses frais repas, de fait, il ne pourra pas bénéficier de titres-restaurants pour ce jour de déplacement

Cas particulier : le repas du soir

Lorsqu’un salarié est en déplacement et contraint de prendre son repas du soir au restaurant, il ne pourra pas utiliser ses titres-restaurants, l’employeur sera donc dans l’obligation d’indemniser les repas des salariés en déplacement.

Pendant les repas d’affaires

Ce midi, vous décidez d’inviter un de vos plus gros fournisseurs au restaurant pour célébrer un contrat. Les repas d’affaires sont l’occasion de fidéliser vos clients de manière informelle.

Dans ce cas, les repas d’affaires sont remboursables en intégralité ou selon un certain forfait par l’entreprise. Il faut cependant que ce repas s’inscrive dans le cadre de vos frais de mission et rester dans un usage professionnel. Il n’est donc pas possible de payer un repas professionnel avec un ticket restaurant et de le passer en note de frais. C’est même une action frauduleuse qui est passible de sanctions..

Pour percevoir les remboursements vos frais de repas, il vous faudra fournir les justificatifs indiquant la date et le montant des dépenses professionnelles. Dans le cas d’une invitation d’un de vos fournisseurs, vous devrez mentionner le nom du client que vous avez invité et le nom de sa société.

Dans le cas où un vous vous faites invité par un collège et que vous souhaitez régler le repas, vous pouvez utiliser votre carte titres-restaurant.

Le saviez-vous ? : Vous pouvez cette année utiliser jusqu’à 38€ avec vos titres-restaurant dans les restaurants, profitez de cet avantage pour inviter vos clients (uniquement en faisant une note de frais professionnels)

2. Peut-on cumuler note de frais et titre-restaurant ?

Selon la réglementation de la Commission Nationales des Titres-Restaurant (CNTR) et du Code du Travail, vous ne pouvez pas cumuler les titres-restaurant avec un autre avantage. Dans le cas de vos frais de déplacement, comme nous l’avons vu précédemment, le salarié sera remboursé que sur présentation des pièces justificatives à l’employeur.

Les deux avantages sont incompatibles, le salarié ne peut pas utiliser ses titres-restaurant pour un repas qui sera mis en note de frais. Le titre-restaurant ne doit servir qu’à la restauration des salariés. Si un repas du midi est pris en note de frais, un titre déjeuner correspondant à ce repas doit être retiré. En effet, ne pas retirer de titre-restaurant pour ce type de repas constitue un abus fiscal (redressé et sanctionné par l’URSSAF) mais également une infraction relative aux avantages en nature qui pourrait amener le salarié à un redressement fiscal.

En résumé : quels que soient les avantages sociaux, la plupart ne sont pas cumulables.

Néanmoins, dans des cas particuliers, il est possible de cumuler titres-restaurant et prime de panier, vous retrouverez plus de détails sur le cumul des titres-restaurant et des indemnité de repas dans cet article.

Comment se faire rembourser une note de frais ?

Selon les processus de validation interne, le travailleur avance la dépense, puis l’employeur le rembourse plus tard. Pour être remboursé, le salarié doit produire un document, que l’on appelle note de frais. La note de frais doit répondre à certaines conditions comme la validation du chef d’entreprise ou encore la définition d’un plafond.

L’employeur peut décider de rembourser le personnel salarié de deux manières différentes : au réel ou au forfait. Dans le cas d’un remboursement au réel, la dépense est remboursée à l’euro près sur la présentation du justificatif. Dans le cas d’un remboursement au forfait, le salarié dispose d’un forfait que l’entreprise lui verse d’avance selon le nombre de repas prévus.