Prime d'assiduité : tout ce qu'il faut savoir en 2025

Qu’est-ce qu’une prime d’assiduité ? 

Définition de la prime d’assiduité

La prime d’assiduité est une récompense financière accordée aux salariés d’une entreprise en reconnaissance de leur présence régulière au travail. Sa mise en place vise à encourager la ponctualité et la régularité, tout en réduisant un absentéisme non justifié. 

En général, le calcul de la prime d’assiduité se base sur le nombre de jours travaillés sans interruption sur une période donnée, souvent un mois ou une année. Néanmoins, le caractère motivant se trouve renforcé lors d’une attribution mensuelle ou trimestrielle, plutôt qu’annuelle. 

En cas d’absence, la réduction ou la suppression de la prime survient selon les modalités définies dans le texte encadrant le dispositif.

Bon à savoir : l’indemnité d’assiduité de vos salariés à temps partiel peut être identique à ceux travaillant à temps complet ou calculer au prorata de la durée de travail effectué. 

La prime d’assiduité selon le Code du travail

Selon le Code du travail, la prime d'assiduité est facultative. En effet, la loi n'encadre pas spécifiquement la prime de présence. Toutefois, elle est mentionnée dans le cadre plus général de la prime de gratification qu’un employeur peut accorder à ses employés. 

Toute prime versée de manière habituelle peut être considérée comme un élément du salaire (article L. 3221-3 du Code du travail). Ainsi, la prime est soumise à cotisations et contributions sociales, ainsi qu’à l’impôt sur le revenu. Le versement de la somme est mentionné sur le bulletin de paie.

Une convention collective, un accord d’entreprise, un contrat de travail ou l’usage de l’entreprise peuvent conduire à une instauration de la prime d’assiduité. Par exemple, la convention collective port et manutention prévoit la prime, tandis que celle de la restauration rapide ne la mentionne pas.

Bon à savoir : une instauration de la prime d’assiduité de façon unilatérale par un employeur n’impose pas la formalisation par écrit. Néanmoins, cette étape servira à poser les conditions d’attribution et de clarifier les modalités prises en compte pour toute l’entreprise. 

Qui peut percevoir la prime d’assiduité ?

Tous les employés assidus au travail peuvent, en théorie, bénéficier de la gratification de présence, à condition de répondre à la contrepartie établie par leur employeur. Ces critères incluent généralement une présence continue sur une période définie, sans absences non justifiées ou sans congés non autorisés. Ainsi, vous pouvez tout à fait ouvrir l’indemnité d’assiduité à vos apprentis.

Les conditions de la prime d’assiduité varient selon les entreprises et doivent être clairement définies dans le règlement intérieur, les conventions ou accords collectifs applicables.

Pourquoi mettre en place une prime d’assiduité ?

L’indemnité de présence récompense la présence continue des salariés dans votre entreprise, agissant dès lors comme un rempart contre l’absentéisme. En motivant les équipes à gagner en ponctualité, vous améliorez la productivité globale, la stabilité de votre structure et limitez les perturbations quotidiennes dues à l’absence ponctuelle des collaborateurs. 

Cette démarche contribue à créer un climat de travail agréable en distinguant les comportements positifs. En tant que bonus non inclus automatiquement dans la rémunération, la mise en place de la gratification de présence offre un avantage salarié concurrentiel sur le marché. 

En offrant un avantage financier supplémentaire dans les conditions de travail, un tel type de rémunération apparaît comme un atout de choix pour attirer et retenir vos talents. De votre côté, une assiduité continue des employés améliore votre image de marque et votre productivité.

Comment instaurer la prime d’assiduité ? 

La démarche pour mettre en place la prime d’assiduité doit commencer par une réflexion sur les objectifs visés : réduction de l’absentéisme au travail, fidélisation de vos collaborateurs ou renforcement de la culture d’entreprise ? 

Pour vous aider à y voir plus clair, nous vous recommandons de :

1. Définir les critères d’éligibilité : période de référence (mensuelle, trimestrielle ou annuelle), taux d’absences tolérées, types d’absence (maladie, congé, grève).
2. Choisir la base et le mode de calcul : pourcentage du salaire brut, montant fixe par jour travaillé, montant forfaitaire mensuel.
3. Rédiger un texte d’instauration : accord d’entreprise, avenant au règlement intérieur ou clause dans le contrat de travail.
4. Communiquer auprès des salariés : modalités de calcul, dates de versement, cas particuliers.
5. Mettre en œuvre et suivre : intégrer dans la paie, vérifier les absences, ajuster si nécessaire pour garantir l’équité.

Associez les représentants du personnel du Comité social et économique lors de la rédaction pour éviter tout litige et garantir l’adhésion collective.

Comment calculer la prime d’assiduité ?

Utilisez la base de calcul de la prime d’assiduité 

La base de calcul de la prime d’assiduité dépend des informations mentionnées dans le texte qui l’établit, soit : 

• le salaire réel du salarié ;
• le salaire conventionnel ; 
• le salaire minimum de croissance (Smic).  

Cette base de calcul doit être clairement communiquée aux employés pour garantir la transparence de la rémunération.

Appliquez un pourcentage selon les jours et heures de présence

Un pourcentage s’applique à la base de calcul définie précédemment. Par exemple, une entreprise peut décider que l’indemnité de présence représente 5 % du salaire mensuel brut. 

Le montant de la prime d’assiduité peut dépendre du nombre de jours ou du nombre d’heures travaillées par votre salarié. 

Prenez en compte les jours d’absence

Les jours d’absence ont une répercussion sur le montant de la prime d’assiduité. Les modalités sont fixées dans le texte instaurant cet avantage exceptionnel. Néanmoins, ces variations ne doivent pas entraîner une situation de discrimination. 

Bon à savoir : la réduction de la gratification de présence ne s’applique pas dans le cas d’une absence assimilée à du travail effectif. L’indemnité d’assiduité lors d’un accident de travail est ainsi maintenue. 

En cas d’arrêt maladie

Les arrêts maladie représentent une cause d'absence importante. La politique de l'entreprise doit définir si ces absences sont tolérées dans le calcul de la prime d’assiduité. Certaines structures choisissent de les exclure, tandis que d'autres peuvent les inclure partiellement ou totalement.

En cas d’absence pour grève

Les absences pour grève posent une question délicate. Chaque entreprise doit décider si elle souhaite pénaliser les grévistes en les privant de la prime de présence. Cette décision doit être prise en tenant compte des implications légales et sociales. 

Dans le cas d’une diminution ou d’une suppression de la prime d’assiduité pour une absence liée à la grève, alors toutes les absences entraînent les mêmes conséquences, sauf celles légalement assimilées à un temps de travail effectif. 

En cas de congé maternité ou paternité

Les congés maternité et paternité sont protégés par la loi. Par conséquent, il est recommandé de ne pas pénaliser ces absences dans le calcul de la prime d’assiduité. En effet, priver un salarié de cette prime en raison de son congé parental pourrait être considéré comme discriminatoire.

Dans le cas d’une diminution ou d’une suppression de la prime de présence pour une absence liée à un congé maternité ou paternité, il est essentiel que toutes les autres absences non assimilées à du temps de travail effectif soient également prises en considération. 

En cas de temps partiel

Pour les salariés à temps partiel, l’indemnité d’assiduité peut être proratisée en fonction du temps de travail. Par exemple, un salarié travaillant à mi-temps pourrait recevoir la moitié de l’indemnité de présence attribuée à un salarié à temps plein, proportionnellement au nombre de jours de présence.

Bon à savoir : le versement de la prime d'assiduité face aux congés payés, jours fériés, congés syndicaux, congés exceptionnels pour événements familiaux, accident de travail ou maladie professionnelle n’est pas impacté. 

Exemple de calcul de prime d'assiduité

Pour illustrer la mise en place d'une prime d’assiduité, considérons l'exemple d'une entreprise qui décide de récompenser ses salariés avec une prime de présence mensuelle. L’entreprise fixe une prime de 3 % du salaire brut mensuel pour chaque salarié sans absence, en s’appuyant sur le modèle de clause de prime d'assiduité suivant : 

• arrêt maladie toléré jusqu'à 3 jours par mois, supprimé au-delà ;
• absence pour grève, non incluse dans la prime ;
• congé maternité/paternité non pénalisant ;
• proratisation en fonction du temps de travail pour les salariés à temps partiel.

Prenons maintenant l’exemple de trois salariés de cette structure :

1. Jules, salarié à temps plein avec un salaire mensuel de 2 000 euros brut, n'a pas été absent au cours du mois. Il reçoit une prime de 60 euros (3 % de 2 000 euros).
2. Marie, salariée à temps partiel perçoit un salaire mensuel de 1 000 euros brut. Marie a été absente pour un jour de maladie, ce qui n’impacte pas la prime d’après les modalités fixées. Ce mois-ci, Marie reçoit 30 euros (3 % de 1 000 euros).
3. Laure, salariée à temps complet avec un salaire mensuel de 2 500 euros brut, a été absente à la suite d’un arrêt maladie de 5 jours. Ce mois-ci, elle ne percevra pas de prime de présence. 

Bon à savoir : récompenser vos collaborateurs pour leur implication ne se limite pas au versement de la prime d’assiduité. Pour aller encore plus loin, vous pouvez instaurer d’autres avantages salariés qui allient plaisir et pouvoir d’achat comme le chèque cadeau.

Quand est versée la prime d’assiduité ?

Le versement de la prime d’assiduité intervient selon différentes fréquences : mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Le choix dépend des objectifs de motivation au travail et des cycles de gestion de la paie : 

• mensuel : favorise l’engagement régulier et offre une récompense fréquente ;
• trimestriel : lisse l’impact financier pour l’entreprise tout en restant motivant pour les bénéficiaires ;
• annuel : adapté pour une vision globale de l’année, mais manque d’un aspect quotidien.

Quel que soit votre choix, il est essentiel de préciser la date de versement dans le texte instituant la prime. Par exemple, le 10 du mois suivant ou à la clôture de chaque trimestre. N’oubliez pas que l’intégrer au calendrier social de l’entreprise facilite la communication, notamment pour les RH, et la prévisibilité pour vos équipes.

Le régime social et fiscal de la prime d'assiduité

Dès lors que son versement devient régulier, la prime de présence présente un traitement similaire à un élément de rémunération. À ce titre, elle est :

• soumise aux cotisations sociales (Sécurité sociale, retraite, chômage) ;
• assujettie à l’impôt sur le revenu, comme tout salaire ;
• mentionnée distinctement sur le bulletin de paie.

Pour optimiser la gestion de cette prime, pensez à :

1. Vérifier la nature de la prime : s’agit-il d’un avantage exceptionnel ou d’une prime régulière ?
2. Respecter les obligations déclaratives : DSN, bordereaux de cotisation, etc.
3. Conserver la traçabilité : contrat, avenant ou note de service formalisant les modalités.